Альтернатива ВПР в Excel. Функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ — ExcelGuide: Про Excel и не только

Функция офисного пакета Excel ВПР позволяет найти искомые данные в указанной таблице и в указанном столбце и вернуть его, как результат. Данная функция может быть очень полезной при сопоставлении данных из разных таблиц или при сведении информации в какой-то единый массив для дальнейшего анализа.

ВПР (VLOOKUP в английском варианте) расшифровывается, как вертикальный просмотр. Функция является одной из самых востребованных в Excel. Она позволяет, к примеру, легко отыскать и сопоставить телефонные данные человека или организаций из справочной таблицы по его имени. Можно сопоставить цену товаров по их наименованиям. Эти и многие другие возможности предоставит для Вас функция ВПР. Пользоваться ей достаточно просто.

Использование функции

Рассмотрим структуру ВПР, какие аргументы она задействует.  Как и любая другая функция в Excel начинается она со знака равенства (=). Далее имя функции и аргументы, заключенные в круглые скобки.

ВПР содержит 4 аргумента.image

Функция ведет поиск искомого значения в крайнем левом столбце и производит возврат значения в той же строке из указанного столбца.image

Вторым — указывается именно та таблица (или диапазон ячеек), в которой следует произвести этот поиск.

Номер столбца должен включать столбец для ответа, он находится правее от столбца с исходным значением.

Последний аргумент – интервальный просмотр, здесь может быть 2 значения: 0 – ЛОЖЬ, 1 —  ИСТИНА. отвечает за точный поиск (совпадения при просмотре сверху вниз). Если ничего не находит, то возвращается ошибка Н/Д (нет данных), 1приблизительный.

Для лучшего понимания принципа работы функции рассмотрим пример использования ВПР.

Примеры использования

Первый простой пример – имеются 2 таблицы. В одной указываются Товары и их идентификаторы (ID). Во второй, с помощью фильтра по ID, мы хотим получить наименование товара.

  Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

После знака равно вводим ВПР, затем Enter и Fx для ввода аргументов.

Аргументы также можно вводить в соответствующей строке, перечисляя их через точку с запятой.

Искомыми будут значения, по которым будем искать совпадения. В данном случае это ячейка E1.

Для второго аргумента выделяем диапазон таблицы.

Обязательно необходимо зафиксировать (указать знаки доллара или клавиша F4 для всего диапазона) и сделать абсолютные ссылки для того чтобы диапазон не «сползал», так как в данном случае не указывается имя таблица.

Номер столбца – то, что нужно вернуть. В этом примере требуется вернуть 2 столбец (Товар). Для точного поиска 4 аргумент – .

Введя все значения, жмём кнопку ОК.

Теперь при изменении в фильтре номера ID будет изменяться наименование товара.

Теперь посмотрим другой пример.

Теперь нужно получить партию для каждого наименования товара по критерию Количество.

Например, для мелкой партии количество должно быть от 100 до 200, средней200-300 и т.д.

Искомым значением в данном случае будет количество, Таблицу выбираем диапазон КритерийПартия (фиксируем F4). Номер столбца 2, интервальный просмотр в этом случае должен быть 1 (позволит получить ближайшее меньшее значение к искомому значению).

Как видим в полученной таблице для количества, например, 110, партию выдало Мелкая (ближайшее меньшее 100) и т.д. Обязательно сортировка критериев должна быть от большего к меньшему, иначе ВПР не сработает.

Читайте также:

Автор: · Опубликовано 27.04.2018 · Обновлено 08.02.2019

Редактор Эксель – очень мощная программа для работы с таблицами. Иногда бывает так, что приходится работать с большим объемом данных. В таких случаях используются различные инструменты поиска информации. Функция «ВПР» в Excel – одна из самых востребованных для этой цели. Рассмотрим её более внимательно.

Расшифровка

Большинство пользователей не знают, что аббревиатура «ВПР» расшифровывается как «Вертикальный Просмотр». На английском функция называется «VLOOKUP», которая означает «Vertical LOOK UP»

Как пользоваться функцией

Для того чтобы понять, как работает этот инструмент, необходимо выполнить следующие шаги.

  1. Создайте таблицу, по которой можно будет сделать какой-нибудь поиск информации.
  1. Добавим несколько полей, которые будем использовать для демонстрации формул.
  1. В поле «Искомая фамилия» введем какую-нибудь на выбор из тех, что есть в таблице.
  2. Затем переходим на следующую ячейку и вызываем окно «Вставка функции».
  3. Выбираем категорию «Полный алфавитный перечень».
  4. Находим нужную нам функцию «ВПР». Для продолжения нажимаем на кнопку «OK».
  1. Затем нас попросят указать «Аргументы функции»:
    • В поле «Искомое выражение» указываем ссылку на ячейку, в которой мы написали нужную нам фамилию.
    • Для того чтобы заполнить поле «Таблица», достаточно просто выделить все наши данные при помощи мышки. Ссылка подставится автоматически.
    • В графе «Номер столбца» указываем номер 2, поскольку в нашем случае имя находится во второй колонке.
    • Последнее поле может принимать значения «0» или «1» («ЛОЖЬ» и «ИСТИНА»). Если укажете «0», то редактор будет искать точное совпадение по заданным критериям. Если же «1» – то во время поиска не будут учитываться полные совпадения.
  2. Для сохранения кликните на кнопку «OK».
  1. В результате этого мы получили имя «Томара». То есть, всё правильно.

Теперь нужно воспользоваться этой же формулой и для остальных полей. Простое копирование ячейки при помощи Ctrl+C и Ctrl+V не подойдёт, поскольку у нас используются относительные ссылки и каждый раз будет меняться номер столбца.

Для того чтобы всё сработало правильно, нужно сделать следующее:

  1. Кликните на ячейку с первой функцией.
  2. Перейдите в строку ввода формул.
  3. Скопируйте текст при помощи Ctrl+C.
  1. Сделайте активной следующее поле.
  2. Снова перейдите в строку ввода формул.
  3. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+V.

Только таким способом редактор не изменит ссылки в аргументах функции.

  1. Затем меняем номер столбца на нужный. В нашем случае это 3. Нажимаем на клавишу Enter.
  1. Благодаря этому мы видим, что данные из столбца «Год рождения» определились правильно.
  1. После этого повторяем те же самые действия для последнего поля, но с корректировкой номера нужного столбца.

Принцип работы данной функции заключается в том, что Excel ищет фрагмент в указанной вами области и затем может вернуть любое значение с этой строки. От вас только требуется указать порядковый номер столбца в указанном диапазоне.

То есть нумерация начинается не с начала листа, а с начала указанной области ячеек.

Как использовать функцию «ВПР» для сравнения данных

Демонстрировать эту возможность будем при помощи двух таблиц. Представим, что у нас на втором листе появились обновлённые данные о сотрудниках. Наша задача состоит в том, чтобы узнать, что именно изменилось. Для этого нужно будет сделать следующее.

  1. Добавим второй лист с точно такой же таблицей (копировали при помощи горячих клавиш Ctrl+C и Ctrl+V).
  2. Повысим стажеров до «Младший сотрудник». Эта информация будет отправной точкой для сравнения.
  1. Добавим ещё один столбец в нашу старую таблицу.
  1. Переходим в первую клетку нового столбца и вводим там следующую формулу.

=ВПР($B$3:$B$11;Лист2!$B$3:$E$11;4;ЛОЖЬ)

Она означает:

  • $B$3:$B$11 – для поиска используются все значения первой колонки (применяются абсолютные ссылки);
  • Лист2! – эти значения нужно искать на листе с указанным названием;
  • $B$3:$E$11 – таблица, в которой нужно искать (диапазон ячеек);
  • 4 – номер столбца в указанной области данных;
  • ЛОЖЬ – искать точные совпадения.
  1. Новая информация выведется в том месте, где мы указали формулу.
  2. Результат будет следующим.
  1. Теперь продублируйте эту формулу в остальные ячейки. Для этого нужно потянуть мышкой за правый нижний угол исходной клетки.
  1. В итоге мы увидим, что написанная нами формула работает корректно, поскольку все новые должности скопировались как положено.

Теперь мы можем без труда определить, в записях какого сотрудника произошли изменения.

Единственный минус данной функции заключается в том, что «ВПР» не может работать с несколькими условиями.

В подобных случаях приходится использовать различные дополнительные столбцы, в которых объединяют информацию с нескольких колонок. А это выглядит некрасиво и не совсем удобно.

Функция «ВПР» и выпадающие списки

Рассмотрим примеры использования этих двух инструментов одновременно. Для этого нужно выполнить следующие действия.

  1. Перейдите в ячейку, в которой происходит выбор фамилии.
  2. Откройте вкладку «Данные».
  3. Кликните на указанный инструмент и выберите пункт «Проверка данных».
  1. В новом окне в графе «Тип данных» выберите пункт «Список».
  1. После этого появится новое поле «Источник». Кликните туда.
  2. Затем выделите первый столбец. Ссылка на ячейки подставится автоматически.
  3. Для продолжения нажмите на «OK».
  1. Благодаря этому у вас появится список всех фамилий, которые находятся в базе. Выберите что-нибудь из предложенного.
  1. Вы увидите, что данные автоматически изменились. При этом всё подставится согласно выбранной фамилии.

Сводные таблицы такой возможностью похвастаться не могут. Функция «ВПР» – очень мощный инструмент для поиска любой информации.

Ошибки #Н/Д

С подобной проблемой сталкиваются многие пользователи, которые только начинают пользоваться этой функцией. Как правило, ошибка «#Н/Д» возникает в следующих случаях:

  • вы включили точный поиск (последний параметр 0/ЛОЖЬ), а это значение в таблице отсутствует;
  • вы включили неточный поиск (последний параметр 1/ИСТИНА), но при этом данные не отсортированы по возрастанию (если используется приблизительный поиск, то разработчики Microsoft рекомендуют использовать упорядоченные данные);
  • аргументы функции имеют различный формат (например, что-то в текстовом виде, а остальное – в числовом);
  • в формуле присутствуют опечатки или лишние символы (пробелы, непечатаемые знаки, переносы и так далее).

Отличие от функции «ГПР»

Данный инструмент практически точно такой же, только ищет по горизонтали. Более подробно о нем можно узнать на официальном сайте Microsoft.

Заключение

В данной статье мы пошагово рассмотрели, как пользоваться функцией «ВПР» в редакторе Excel. Кроме этого, было показано несколько примеров. Данная инструкция ориентирована на новичков (чайников).

Если у вас что-то не получается, возможно, вы неправильно указываете аргументы функции. Например, неправильный номер столбца или неверный диапазон ячеек. Попробуйте повторить описанные выше действия заново, но на этот раз более внимательно. И у вас всё получится.

Видеоинструкция

Для тех, кому пошаговая инструкция не помогла, мы приготовили специальное видео, в котором всё рассказывается еще более детально с дополнительными замечаниями. Возможно, так вам будет проще разобраться.

Найти значение в таблице поможет функция ВПР в Excel примеры которой описаны ниже в статье.

Во время работы с программой у пользователей часто появляется необходимость быстрого поиска информации в одной таблице и переносе её в другой объект листа.

Понимание принципа работы ВПР существенно упростит вашу работу в Excel и поможет быстрее выполнять задачи.

Содержание:

VLOOKUP (Vertical Lookup) – это еще одно название функции, которое можно встретить в англоязычной версии табличного процессора.

Сама аббревиатура ВПР означает «вертикальный просмотр».

Анализ данных и их поиск в таблице осуществляется с помощью постепенного перебора элементов от строки к строке в каждой колонке.

Также, в Excel есть противоположная функция под названием HLOOKUP или ГПР – горизонтальный просмотр.

Единственное отличие работы опций состоит в том, что ГПР производит поиск в таблице по  перебору столбцов, а не строчек.

Чаще пользователи отдают предпочтение именно функции ВПР, ведь большинство таблиц имеют больше строк, нежели столбцов.

Как выглядит синтаксис ВПР?

Синтаксис функции в Excel – это набор параметров, с помощью которых её можно вызвать и задать. Запись аналогична с методом записи математических функций.

Посмотреть правильный вид опции можно, открыв табличный процессор:

  • Используйте уже созданный документ, либо откройте новый пустой лист;
  • Кликните на клавишу , как показано на рисунке ниже;
  • В строке поиска напечатайте или в зависимости от языка программы;
  • Настройте категорию ;
  • Кликните на .

Рис.2 – поиск формул в Эксель

В результате поиска формулы вы увидите её нахождение в перечне. Нажав на элемент, внизу экрана отобразится его формула.

За скобками указывается название функции, а внутри скобок – её параметры. Внутри формулы каждый отдельный параметр прописывается в угловых <> скобах.

Общий вид описания для ВПР выглядит так:

Рис.3 – перечень параметров

Рассмотрим детальнее каждое из значений, которое описывается в скобках:

  • <ЧТО> — первый элемент. Вместо него вам нужно прописать именно то значение, которое вы хотите найти в таблице. Также, можно вписывать адрес ячейки в таблице;
  • <НОМЕР_СТОЛБЦА> — тут нужно напечатать номер столбика, в рамках которого будет осуществляться перебор данных.
  • <ГДЕ> — здесь юзер определяет количество ячеек, задавая их размерность в виде двумерного массива данных. Первый столбик – это элемент «ЧТО»;
  • <ОТСОРТИРОВАНО> — этот элемент функции ВПР отвечает за сортировку первого столбца по возрастанию (первый столбик для «ГДЕ»). В результате успешной сортировки, значение становится истинным (единица). Если возникают какие-либо неточности или ошибки во время ввода параметров – появляется ложное значение сортировки (ноль). Стоит заметить, что во время задания ВПР <ОТСОРТИРОВАНО> можно пропустить, и тогда его значение по умолчанию принимается как истина.

Читайте также:

Сводные таблицы Excel — Примеры создания

Практичные советы — Как объединить ячейки в Excel

Как закрепить строку в Excel — Подробные инструкции

Выпадающий список в Excel — Инструкция по созданию

Как работает ВПР. Полезный пример

Чтобы лучше понять принцип работы VLOOKUP, перейдём к рассмотрению конкретных примеров. Возьмём простейшую таблицу с двумя колонками. Пусть она обозначает код и наименование товара.

После заполнения таблицы кликнем на пустую ячейку и выпишем в неё формулу и результат ВПР. Кликните на вкладку и выберите VLOOKUP.

Затем введите все необходимые параметры в окно, которое изображено на рисунке 3. Подтвердите действие. В ячейке отобразится результат выполнения команды.

Рис.4 – пример поиска в простой таблице

На рисунке выше в цветных ячейках указывается значение для товара. Если вы не ввели значение для сортировки, то функция автоматически воспринимает это как единицу.

Далее программа «думает», что элементы первого столбика вашей таблицы идут по возрастанию сверху-вниз.

Благодаря этому, процедура поиска будет остановлена только когда будет достигнута строка со значением, номер которого уже превышает искомый объект.

Рассмотрим еще один пример использования функции, который часто встречается во время реальной работы с прайсами и листами наименований товара.

В случае, когда пользователь пропечатывает, что последний элемент в скобках равен нулю, Эксель работает следующим образом: опция проверяет самый первый столбец в заданном диапазоне массива.

Поиск будет остановлен автоматически, как только найдется совпадение параметра «ЧТО» и имени товара.

Если в таблице нет введенного вами идентификатора для имени продукции, в результате выполнения поиска VLOOKUP будет получено значение «Н/Д», что означает отсутствие элемента для заданного номера.

Рис.5 – второй пример для ВПР

Когда использовать ВПР?

Выше описаны два варианта применения VLOOKUP.

Первая вариация VLOOKUP подойдет для следующих случаев:

  • Когда необходимо разделить значения объекта табличного процессора по его диапазонам;
  • Для тех таблиц, в которых параметр ГДЕ может содержать несколько идентичных значений. В таком случае, формула вернет только то, которое находится в последней строчке относительно массива;
  • Когда нужно искать значения, которые больше того, которое может содержаться в первом столбике. Так вы найдете последнюю строку таблицы практическим мгновенно.

Первый вариант правописания VLOOKUP не может найти элемент, если не было найдено значения меньше искомого или равное ему. В ячейке для результата вернется только «Н/Д».

Второй вариант для ВПР (с указанием «0» для сортировки) применяется для больших таблиц, в которых встречаются одинаковые названия для нескольких ячеек.

VLOOKUP позволит легко оперировать данными, ведь возвращает первую найденную строку.

В реальной жизни опция используется, когда нужно осуществить поиск по заданному диапазону – он не обязательно должен соответствовать всей величине таблицы.

В объектах листа, в которых встречаются разные виды значений, ВПР помогает найти текстовые строки.

Рис.6 – пример поиска текстового значения

ВПР бывает полезна, когда нужно удалить много лишних пробелов. Функция быстро находит все наименования с пробелами, и вы сможете быстро удалить их. Пример:

Рис.7 – ВПР при удалении пробелов

Вам это может быть интересно:

Эксель (Excel) для чайников: работа с таблицами, графиками, сортировкой данных и математическими расчетами

Формулы EXCEL с примерами — Инструкция по применению

Чем открыть xml файл: 5 лучших программ

Быстродействие VLOOKUP

Большинство пользователей предпочитать не вписывать параметр <СОРТИРОВКА> во время работы с функцией. Конечно же, ноль вписать проще, но игнорирование оператора замедляет поиск.

При работе с большими массивами данных Эксель может работать слишком медленно. На старых устройствах табличный процессор иногда даже зависает из-за слишком медленного поиска с ВПР.

Если на одном листе вашего документа представлено сразу несколько тысяч формул, лучше позаботиться о сортировке первого столбца.

Это позволяет увеличить общую производительность поиска на целых 400%-500%.

Такая разница в скорости выполнении разных видов VLOOKUP заключается в том, что любой компьютерной программе намного проще работать с уже отсортированными данными, осуществляя бинарный поиск.

В первом виде функции применяется бинарный поиск, а во втором – нет, ведь оптимизация этого способа задания функции все еще отсутствует.

Тематические видеоролики:

Является модифицированной версией стандартной функции ВПР Excel. Она разработана таким образом, чтобы позволять:

  • Возвращать для ключа все его совпавшие значения в отличии от встроенной функции, которая возвращает только одно значение;
  • Производить поиск по ключу вне зависимости от его расположения в таблице;
  • Производить поиск по 2 и более условиям (составной ключ).

В надстройке также имеется функция ГПР2, ее описание аналогично данному, но последняя осуществляет горизонтальный поиск.

Синтаксис: =ВПР2(Ключ; Таблица; Столбец_поиска; [Столбец_Ключа]), где:

  • Ключ – обязательный аргумент. Значение либо ссылка на ячейку, содержащую значение для поиска. Когда необходимо определить несколько ключей, они должны быть записаны через символ амперсанда – &;
  • Таблица – обязательный аргумент. Диапазон, содержащий искомые значения и ключи;
  • Столбец_поиска – обязательный аргумент. Целое число, указывающее на порядковый номер столбца в таблице, из которого необходимо возвратить значение;
  • Столбец_Ключа – необязательный аргумент. Значение по умолчанию 1. Целое число, указывающее на порядковый номер столбца в таблице, в котором находится значение ключа. В случаях использования нескольких ключей, номера их столбцов записываются в виде массива (внутри фигурных скобок) через точку с запятой – {1; 3; 7}. Имейте в виду, что порядок указания столбцов должен совпадать с порядком задания ключей.

Пример использования:

На приведенном скриншоте функция ВПР2 возвращает для ключей 1 и 4 по два значения, разделенных точкой с запятой. При включенном переносе текста в ячейках, каждое последующее значение начинается с новой строки.

В следующей примере осуществляется поиск значений для составного ключа. Если значение не найдено, то возвращается ошибка #Н/Д.

Для того, чтобы использовать описанные в данной категории функции, скачайте и установите нашу надстройку. Работа надстройки была успешно протестирована на версиях Excel: 2007, 2010 и 2013. В случае возникновения проблем с ее использованием, сообщайте Администрации сайта.

Скачать надстройку

  • Вперёд >

Добавить комментарий

В «Эксель» существуют специальные функции для работы с большими массивами данных, без этих функций не обойтись, когда вы имеете таблицу в несколько десятков тысяч строк, потому что обработать такие объемы информации вручную просматривая все ячейки глазами и кликая в каждую ячейку мышкой очень сложно.image

Рассмотрим функцию «ВПР» в Excel.

Эта функция предназначена для последовательного сверху вниз сравнения информации в двух столбцах (колонках). Расшифровать Аббревиатуру «ВПР» можно как «Вертикальный ПРосмотр».

Принцип действия функции «ВПР» следующий:

Вы задаете значение, которое нужно найти в ячейках указанного столбца. Функция «ВПР» проходит от ячейки к ячейке сверху вниз и ищет это значение. Как только функция находит искомое значения, она присваивает ячейке, в которой стоит значение из найденной ячейки или соседних справа ячеек, в зависимости от того какую по счету ячейку, от найденной Вы укажете. Если указать «1» присваивается найденное значение.

Пример использования функции «ВПР» в «Эксель» или как составить формулу с «ВПР».image

  • Установите курсор в ячейку, которой хотите присвоить значение с формулой использующей функцию «ВПР»;
  • Выберете в мастере функций функцию «ВПР»;
  • В появившемся окне в поле «Искомое значение» укажите значение, которое будете искать или адрес ячейки, в котором содержится искомая информация.
  • В поле «Таблица» укажите диапазон, из которого будете выбирать значения, причем столбец, в котором функция будет искать значения, должен быть крайним левым;image
  • В поле «Номер_столбца» необходимо указать порядковый номер столбца (начиная от столбца с искомым значением), из которого будет присвоено значение. Если указать номер «1», то присвоится значение из первого столбца, то есть искомое значение;
  • В поле «Интервальный просмотр» указывается количество символов, на которые можно ошибиться при поиске. Это поле задает критерий неточности для поиска значения. Если указать значение интервального просмотра равным «0», то будут искаться только полные совпадения значений, то есть без отклонений от искомого значения.

Файл с примером работы формулы с «ВПР»

Пошаговая инструкция по использованию функции ВПР в видео.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий