Функция ВПР в Excel для чайников и не только

Найти значение в таблице поможет функция ВПР в Excel примеры которой описаны ниже в статье.

Во время работы с программой у пользователей часто появляется необходимость быстрого поиска информации в одной таблице и переносе её в другой объект листа.

Понимание принципа работы ВПР существенно упростит вашу работу в Excel и поможет быстрее выполнять задачи.

imageСодержание:

image

VLOOKUP (Vertical Lookup) – это еще одно название функции, которое можно встретить в англоязычной версии табличного процессора.

Сама аббревиатура ВПР означает «вертикальный просмотр».

Анализ данных и их поиск в таблице осуществляется с помощью постепенного перебора элементов от строки к строке в каждой колонке.

Также, в Excel есть противоположная функция под названием HLOOKUP или ГПР – горизонтальный просмотр.

Единственное отличие работы опций состоит в том, что ГПР производит поиск в таблице по  перебору столбцов, а не строчек.

Чаще пользователи отдают предпочтение именно функции ВПР, ведь большинство таблиц имеют больше строк, нежели столбцов.

Как выглядит синтаксис ВПР?

Синтаксис функции в Excel – это набор параметров, с помощью которых её можно вызвать и задать. Запись аналогична с методом записи математических функций.

Посмотреть правильный вид опции можно, открыв табличный процессор:

  • Используйте уже созданный документ, либо откройте новый пустой лист;
  • Кликните на клавишу , как показано на рисунке ниже;
  • В строке поиска напечатайте или в зависимости от языка программы;
  • Настройте категорию ;
  • Кликните на .

Рис.2 – поиск формул в Эксель

В результате поиска формулы вы увидите её нахождение в перечне. Нажав на элемент, внизу экрана отобразится его формула.

За скобками указывается название функции, а внутри скобок – её параметры. Внутри формулы каждый отдельный параметр прописывается в угловых <> скобах.

Общий вид описания для ВПР выглядит так:

Рис.3 – перечень параметров

Рассмотрим детальнее каждое из значений, которое описывается в скобках:

  • <ЧТО> — первый элемент. Вместо него вам нужно прописать именно то значение, которое вы хотите найти в таблице. Также, можно вписывать адрес ячейки в таблице;
  • <НОМЕР_СТОЛБЦА> — тут нужно напечатать номер столбика, в рамках которого будет осуществляться перебор данных.
  • <ГДЕ> — здесь юзер определяет количество ячеек, задавая их размерность в виде двумерного массива данных. Первый столбик – это элемент «ЧТО»;
  • <ОТСОРТИРОВАНО> — этот элемент функции ВПР отвечает за сортировку первого столбца по возрастанию (первый столбик для «ГДЕ»). В результате успешной сортировки, значение становится истинным (единица). Если возникают какие-либо неточности или ошибки во время ввода параметров – появляется ложное значение сортировки (ноль). Стоит заметить, что во время задания ВПР <ОТСОРТИРОВАНО> можно пропустить, и тогда его значение по умолчанию принимается как истина.

Читайте также:

Сводные таблицы Excel — Примеры создания

Практичные советы — Как объединить ячейки в Excel

Как закрепить строку в Excel — Подробные инструкции

Выпадающий список в Excel — Инструкция по созданию

Как работает ВПР. Полезный пример

Чтобы лучше понять принцип работы VLOOKUP, перейдём к рассмотрению конкретных примеров. Возьмём простейшую таблицу с двумя колонками. Пусть она обозначает код и наименование товара.

После заполнения таблицы кликнем на пустую ячейку и выпишем в неё формулу и результат ВПР. Кликните на вкладку и выберите VLOOKUP.

Затем введите все необходимые параметры в окно, которое изображено на рисунке 3. Подтвердите действие. В ячейке отобразится результат выполнения команды.

Рис.4 – пример поиска в простой таблице

На рисунке выше в цветных ячейках указывается значение для товара. Если вы не ввели значение для сортировки, то функция автоматически воспринимает это как единицу.

Далее программа «думает», что элементы первого столбика вашей таблицы идут по возрастанию сверху-вниз.

Благодаря этому, процедура поиска будет остановлена только когда будет достигнута строка со значением, номер которого уже превышает искомый объект.

Рассмотрим еще один пример использования функции, который часто встречается во время реальной работы с прайсами и листами наименований товара.

В случае, когда пользователь пропечатывает, что последний элемент в скобках равен нулю, Эксель работает следующим образом: опция проверяет самый первый столбец в заданном диапазоне массива.

Поиск будет остановлен автоматически, как только найдется совпадение параметра «ЧТО» и имени товара.

Если в таблице нет введенного вами идентификатора для имени продукции, в результате выполнения поиска VLOOKUP будет получено значение «Н/Д», что означает отсутствие элемента для заданного номера.

Рис.5 – второй пример для ВПР

Когда использовать ВПР?

Выше описаны два варианта применения VLOOKUP.

Первая вариация VLOOKUP подойдет для следующих случаев:

  • Когда необходимо разделить значения объекта табличного процессора по его диапазонам;
  • Для тех таблиц, в которых параметр ГДЕ может содержать несколько идентичных значений. В таком случае, формула вернет только то, которое находится в последней строчке относительно массива;
  • Когда нужно искать значения, которые больше того, которое может содержаться в первом столбике. Так вы найдете последнюю строку таблицы практическим мгновенно.

Первый вариант правописания VLOOKUP не может найти элемент, если не было найдено значения меньше искомого или равное ему. В ячейке для результата вернется только «Н/Д».

Второй вариант для ВПР (с указанием «0» для сортировки) применяется для больших таблиц, в которых встречаются одинаковые названия для нескольких ячеек.

VLOOKUP позволит легко оперировать данными, ведь возвращает первую найденную строку.

В реальной жизни опция используется, когда нужно осуществить поиск по заданному диапазону – он не обязательно должен соответствовать всей величине таблицы.

В объектах листа, в которых встречаются разные виды значений, ВПР помогает найти текстовые строки.

Рис.6 – пример поиска текстового значения

ВПР бывает полезна, когда нужно удалить много лишних пробелов. Функция быстро находит все наименования с пробелами, и вы сможете быстро удалить их. Пример:

Рис.7 – ВПР при удалении пробелов

Вам это может быть интересно:

Эксель (Excel) для чайников: работа с таблицами, графиками, сортировкой данных и математическими расчетами

Формулы EXCEL с примерами — Инструкция по применению

Чем открыть xml файл: 5 лучших программ

Быстродействие VLOOKUP

Большинство пользователей предпочитать не вписывать параметр <СОРТИРОВКА> во время работы с функцией. Конечно же, ноль вписать проще, но игнорирование оператора замедляет поиск.

При работе с большими массивами данных Эксель может работать слишком медленно. На старых устройствах табличный процессор иногда даже зависает из-за слишком медленного поиска с ВПР.

Если на одном листе вашего документа представлено сразу несколько тысяч формул, лучше позаботиться о сортировке первого столбца.

Это позволяет увеличить общую производительность поиска на целых 400%-500%.

Такая разница в скорости выполнении разных видов VLOOKUP заключается в том, что любой компьютерной программе намного проще работать с уже отсортированными данными, осуществляя бинарный поиск.

В первом виде функции применяется бинарный поиск, а во втором – нет, ведь оптимизация этого способа задания функции все еще отсутствует.

Тематические видеоролики:

Как работает ВПР в Excel читайте в посте “Функция ВПР – чудо экономии времени”. Здесь же вы узнаете, что делать, если ВПР не работает. Так бывает. Скорее всего вы допустили ошибку. Есть четыре наиболее распространенных варианта ошибок:

  1. Ошибка Н/Д в каждой ячейке.
  2. Ошибка Н/Д преимущественно в нижней части таблицы.
  3. Ошибка Н/Д в отдельных ячейках.
  4. Ошибка #ССЫЛКА.

А теперь разберем каждый вариант подробнее.

Вариант 1. ВПР вернула ошибку #Н/Д во всех ячейках

Причины:

  • Вы неправильно выделили диапазон поиска – начали не с того столбца:

Все будет в порядке, как только вы исправите ошибку:

=впр(B3;'[прайс-лист.xlsx]Лист1′!$B$3:$E$7;3;ложь) на

=впр(B3;'[прайс-лист.xlsx]Лист1′!$C$3:$E$7;3;ложь)

  • Не совпадает текст, по которому ВПР ищет данные.

Например, в одном файле текст “Компьютер AF”, в другом файле “КомпьютерAF”. Если не заметили, разница всего лишь в наличии дефиса во втором случае. Тем не менее, ВПР не считает такое расхождение мелочью и, следовательно, не сработает.

Единственное исключение – допускаются разные регистры. Например, “Компьютер AF” и “компьютер af” не составит проблемы для ВПР.

Идентичность текста удобно проверять функцией =ЯЧЕЙКА=ЯЧЕЙКА. Смотрите пример на рисунке ниже и описание под ним:

  1. Введите в ячейку D2 знак “=”
  2. Выделите ячейку B2 с первым значением Планшет DC.
  3. Опять введите “=”.
  4. Выделите ячейку C2 со вторым значением.
  5. Кликните Enter и протяните формулу вниз.

В результате в ячейках отобразится либо “ИСТИНА” (значения совпадают), либо “ЛОЖЬ” (значения не совпадают).

Как видите, не совпадают значения в строке 4: “Компьютер А” и “Компьютер F” (в ячейке D4 видим слово “ЛОЖЬ”).

Использовать функцию можно как в одном, так и в разных файлах.

Что можно предпринять, если текст не совпадает?

  1. Если вы регулярно работаете с этими файлами, поменяйте текст вручную. Единожды потратив на это время, вы значительно сэкономите его в будущем. Если смена текста невозможна, создайте дополнительный столбец, куда введете текст из второго файла.
  2. Иногда текст не совпадает из-за каких-то наборов знаков, которые повторяются в каждой ячейке. К примеру, в одном из файлов везде добавлен артикул: “010-01583 Компьютер AF”, а в другом файле этого артикула нет “Компьютер AF”. В этом случае текст можно заменить автоматически. Об этом читайте в следующих постах.
  • В одном из файлов в тексте содержатся невидимые пробелы. Это хитрая разновидность несовпадения текста. Хитрая, потому что не всегда ее можно заметить. Вот полюбуйтесь:

Как быть? Воспользуйтесь формулой =СЖПРОБЕЛЫ(ЯЧЕЙКА). Эта формула убирает все лишние пробелы. Подробнее – в посте о работе с текстом.

  • В одном файле числа сохранены в виде текста, в другом – в виде чисел:

Для устранения проблемы сделайте следующее:

  1. Выделите весь столбец с числами в виде текста (на рисунке выше диапазон B2:В5).
  2. Подведите курсор к значку “!” и кликните по появившейся стрелочке.
  3. Выберите из выпадающего списка “Преобразовать в число” – см. рисунок ниже.

Вариант 2. ВПР подтянула значения только в верхней части таблицы, в нижней — #Н/Д

Причина:

  • Смещение диапазона. Чаще всего это происходит, если данные подтягиваются из одного и того же файла. Например, из Листа 1 на Лист 2 или даже из одного и того же листа. Что происходит? Мы тянем формулу вниз, а вместе с ней тянется и диапазон. Вот так:

Как исправить? Надо закрепить диапазон:

  1. Кликните дважды по ячейке с формулой (С5) – отобразится формула.
  2. В отобразившейся формуле поместите курсор на В12 и нажмите клавишу F4 на клавиатуре.
  3. Переместите курсор на С14 в этой же формуле и опять нажмите F4.
  4. Кликните Enter и формула преобразится, из а) в б)

а) =ВПР(В5;В12:С14;2;ложь)

б) =ВПР(В5;$B$12:$С$14;2;ложь)

Значок “$” указывает на то, что диапазон закреплен. Теперь при протягивании формулы вниз, он не будет смещаться.

Вариант 3. ВПР подтягивает только часть значений, остальные  – #Н/Д

Причина:

  • В некоторых ячейках текст не совпадает на 100%.

Если таких ячеек немного, то проще всего исправить это вручную, копируя из одного файл в другой.

Вариант 4. ВПР возвращает ошибку #ССЫЛКА

Причина:

  • Вы неверно указали номер столбца. ВПР всегда считает столбцы, начиная с первого столбца выделенного диапазона. Поэтому на рисунке ниже красные номера неверные, зеленые – правильные:

И еще несколько советов по функции ВПР в Excel:

  1. При вводе формулы используете точку с запятой, а не запятые.
  2. Если протягиваете формулу вправо, не забывайте закреплять ссылку в начале формулы, чтобы формула имела вид: =ВПР($В5;$B$12:$С$14;2;ложь). Для этого наведите курсор на В5 (прямо в формуле) и трижды нажмите клавишу F4 на клавиатуре.
  3. Не используйте аргумент “ИСТИНА” в ВПР, если работаете с текстом. Это приблизительный поиск, в котором будет много ошибок.

Данная статья посвящена функции ВПР. В ней будет рассмотрена пошаговая инструкция функции ВПР, под названием «Функция ВПР в Excel для чайников». В данной статье мы подробно рассмотрим описание, синтаксис и примеры функции ВПР в Excel. А также рассмотрим, как использовать функцию ВПР с несколькими условиями и разберем основные ошибки, почему не работает функция ВПР.

Синтаксис и описание функции ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel примеры

Функция ВПР с несколькими условиями

Почему не работает функция ВПР

Читайте также:  Microsoft Silverlight что это за программа и нужна ли она? Давайте разбираться!

Синтаксис

=ВПР(элемент_который_нужно_найти;адрес_таблицы_где_находится_искомое_значение;порядковый_номер_столбца;интервальный_просмотр)

Элемент – может быть числовым (адрес ячейки) или текстовым («текст»).

Адрес таблицы – диапазон ячеек, где примерно находится значение.

Номер столбца – принимает целое число из диапазона от 1 до n, из него будет извлечен результат.

Интервальный просмотр – приблизительное (ближайшее) соответствие критерию обозначается как 1 (истина), а точное соответствие – 0 (ложь). Данный логический аргумент указывать необязательно, если таблица отсортирована от минимального к максимальному значению. Если таблица не отсортирована и аргумент опущен, это равносильно истине.

Важно! Искомое значение должно находиться слева (в первом столбце) от возвращаемого элемента.

Видео — «Быстрый перенос данных с помощью функции ВПР в Экселе»

Перенос данных при помощи ВПР, можно использовать не только для того, чтобы быстро получать данные из одной таблицы в другой, но и для того, чтобы сравнивать две таблицы.

Это очень актуально для тех кто работает в закупках и отправляет заказы поставщику.

Обычно происходит следующая ситуация. Вы отправляете заказ поставщику, через некоторое время получаете ответ в виде счёта и сверяете заказ с счётом.

Всё ли есть в счёте, в нужном ли количестве, по правильным ли ценам и т.д.

Ошибки

Когда пользователь ошибается при вводе данных или выборе диапазона, вместо результата отображаются различные ошибки: #Н/Д, #ЗНАЧ, #ССЫЛКА.

Ошибка #Н/Д появляется, если:

  1. Указанный диапазон не содержит искомый элемент.
  2. Искомый элемент меньше, чем минимальный в массиве.
  3. Задан точный поиск (аргумент «ЛОЖЬ» или 0), а искомого нет в диапазоне.
  4. Задан приблизительный поиск (аргумент «ИСТИНА» или 1), но данные не отсортированы по возрастанию.
  5. Разный формат (числовой и текстовый) у ячейки, откуда берется искомое, и ячейки с данными первого столбца.
  6. В коде есть пробелы или невидимые непечатаемые знаки.
  7. Используются значения времени или большие десятичные числа.

Во избежание ошибки #Н/Д, когда ВПР не находит значение, рекомендуется использовать следующую формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C2;A1:B12;2;ЛОЖЬ);0) – вместо 0 можно написать «не найдено».

Читайте также:  Руководство для начинающих по работе с ОС Виндовс 10

Ошибка #ЗНАЧ появляется, если:

  1. В качестве номера столбца указано число 0.
  2. Длина первого аргумента превышает 255 знаков.

Ошибка #ССЫЛКА появляется, если третий аргумент больше количества столбцов в таблице.

Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных

Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.

Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).

Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.

Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.

Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.

Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.

Обозначим задачу.

В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».

Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.

Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.

Вот собственно и сам запрос:

Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.

Читайте также:  Почему нет звука через HDMI на телевизоре, при подключении ноутбука (ПК) на Windows 7 и Windows 10

Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:

Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.

Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.

Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:

Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:

В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:

Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».

Далее, сразу переходите в «Прайс»:

Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:

Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.

Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».

Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.

Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.

После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.

Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:

Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.

Очень важное замечание!

Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).

Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:

Читайте также:  Как подключиться к другому компьютеру через Teamviewer QuickSupport

Делает это он при помощи значка $, который проставляет перед столбцами и строками таблицы.

Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).

Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:

Обратите внимание, что для первой ячейки всё в порядке и диапазон B3:C502 точно соответствует той таблице, которую мы выделили для поиска данных, однако (без закрепления) так будет не всегда, по мере «протягивания» формулы ВПР вниз, будет смещаться и таблица, пока однажды, мы не увидим вот такую странную надпись #Н/Д:

#Н/Д значит что функция ВПР не смогла найти цену Стул_13 в прайсе и это не мудрено, ведь диапазон таблицы в формуле ВПР уехал ниже этого значения:

Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.

Очень важное замечание №2

Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.

Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.

Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.

Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».

Использование нескольких условий для формулы ВПР

До этого момента мы использовали только одно условие – название товара. На практике же оказываются ситуации, когда приходится значительно больше диапазонов сравнивать по гораздо большему количеству критериев. В этом случае нужно понимать, как использовать несколько условий для функции ВПР

.

Вот небольшая таблица для наглядности.

11

Допустим, перед нами стоит задача определить, по какой стоимости был завезен гофрированный картон от . В этом случае нам требуется два условия:

  1. Материал.
  2. Производитель.

Но это еще не все, потому что каждый производитель завозит сразу несколько товаров. Как можно выкрутиться в этой ситуации? А вот, как:

  1. К таблице присоединяется крайний левый столбец, чтобы поставщики и материалы были в одной группе.

    12

  2. Критерии также нужно объединить. 13
  3. Курсор устанавливается в требуемом месте, и в скобках указываются аргументы функции (или же через соответствующее диалоговое окно). =ВПР(I6;$A$2:$D$15;4;ЛОЖЬ) . После этого Excel определит необходимую стоимость. 14

Функция ВПР в Экселе – сравнение двух таблиц

Итак, у вас есть «Заказ поставщику» (1) и ответ поставщика в виде «Счёта на оплату» (2).

Для удобства восприятия я разместил их на одном листе:

Ваша задача сверить количество позиций и их цены.

Для начала проверим все ли позиции и по правильной ли цене указал в счёте поставщик.

Для этого нужно из Счёта перетянуть данные в Заказ при помощи функции ВПР.

Перед «перетяжкой», в таблицу «Заказ поставщику» нужно добавить два «сравнительных» столбца:

«Кол/во в счёте» и «Цена в счёте»

После добавления столбцов, нужно перетянуть соответствующие данные при помощи ВПР:

Обратите внимание, я закрепил диапазоны ячеек.

Теперь когда данные перенесены, нужно их сравнить, для это необходимо добавить еще два столбца (Разница 1 и Разница 2):

В столбце «Разница 1» нужно вычесть от исходного количества (D4) количество в счёте (E4).

В столбце «Разница 2» нужно вычесть от исходной цены (G4) цену в счёте (H4).

Таким образом мы сможем увидеть разницу и в количестве и в цене.

Если значение «0», то значит всё хорошо и данные одинаковые.

Если значение плюсовое (например «+3»), то это значит что в счёте не хватает 3 штук.

Читайте также:  Переводчик на андроид: обзор самых лучших онлайн и оффлайн приложений

Если значение отрицательное, это значит, что нам пытаются «впихнуть» лишнее.

Если значение #Н/Д — это значит, что в счёте вообще нет такой позиции.

Тоже самое и с ценами, если значения в плюсе, значит нам сделали скидку, а если значения в минусе — значит нам пытаются продать по завышенной цене.

Таким образом нужно просканировать всю таблицу и выяснить о причинах расхождения у поставщика:

Друзья, вот так мы проверили насколько соответствует Заказ, полученному Счёту и казалось бы что это всё что необходимо для счастливой жизни. Однако это не совсем так.

Нужно еще проверить соответствие Счёта, отправленному заказу, на предмет лишних позиций.

Вдруг хитрый поставщик, среди сотни позиций решил нам скрытно что-то «допродать».

Для этого в «Счёт на оплату» нужно добавить столбец «Кол/во в заказе» и «отвепээрить» туда значения из столбца «Количество» Заказа поставщику.

И если в столбце «Количество в заказе» мы вдруг увидим значения #Н/Д это значит, что позиции с таким наименование не было в нашем заказе поставщику.

Это не всегда означает, что поставщик хочет нас «нагреть», чаще всего просто может быть ошибка в названии товара. Стоит например поставить лишний пробел, как Эксель не задумываясь выдаст #Н/Д. Для него это разные названия.

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

  1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
  2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
  3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
  4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
  5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
  6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

  1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
  2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
  3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
  4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

  1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».
  2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

  1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
  2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
  3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Рассмотрим формулу детально:

  1. Что ищем.
  2. Где ищем.
  3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

  1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
  2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
  3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
  4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

  1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
  2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
  3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Изменяем материал – меняется цена:

Скачать пример функции ВПР в Excel

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

Справочный центр
ONLYOFFICE Docs
Редактор таблиц

Календарь Как добавить повторяющееся событие? Оповещения в онлайн-офисе: Управляемые оповещения Присвоение цвета календарю image

  • поисковые функции
    • Функция АДРЕС
    • Функция ВЫБОР
    • Функция СТОЛБЕЦ
    • Функция ЧИСЛСТОЛБ
    • Функция ГПР
    • Функция ГИПЕРССЫЛКА
    • Функция ИНДЕКС
    • Функция ДВССЫЛ

Функция ВПР — это одна из поисковых функций. Она используется для выполнения вертикального поиска значения в крайнем левом столбце таблицы или массива и возвращает значение, которое находится в той же самой строке в столбце с заданным номером.

Синтаксис функции ВПР:

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

где искомое_значение — это значение, которое необходимо найти, таблица — это два или более столбца с данными, отсортированными в порядке возрастания, номер_столбца — это номер столбца в таблице, интервальный_просмотр — это логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ,

интервальный_просмотр — необязательный аргумент. Введите значение ЛОЖЬ для поиска точного соответствия. Введите значение ИСТИНА для поиска приблизительного соответствия, в этом случае при отсутствии значения, строго соответствующего искомому значению, функция выбирает следующее наибольшее значение, которое меньше, чем искомое значение. Если этот аргумент отсутствует, функция находит приблизительное соответствие.

Примечание: если значение аргумента номер столбца меньше 1, функция возвращает ошибку #ЗНАЧ!. Если значение аргумента номер столбца больше, чем количество столбцов в таблице, функция возвращает ошибку #ССЫЛКА!. Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ЛОЖЬ, но точное соответствие не найдено, функция возвращает ошибку #Н/Д.

Чтобы применить функцию ВПР,

  1. выделите ячейку, в которой требуется отобразить результат,
  2. щелкните по значку Вставить функцию image, расположенному на верхней панели инструментов, или щелкните правой кнопкой мыши по выделенной ячейке и выберите в меню команду Вставить функцию, или щелкните по значку image перед строкой формул,
  3. выберите из списка группу функций Поиск и ссылки,
  4. щелкните по функции ВПР,
  5. введите требуемые аргументы через точку с запятой,
  6. нажмите клавишу Enter.

Результат будет отображен в выбранной ячейке.

image

Вернуться на предыдущую страницу

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий