Инструкция, как распечатать таблицу в Excel на одном листе

Содержание

Оказывается, вставка таблицы в текстовом редакторе – довольно простая операция. Разберемся?

Шаг 1. На ленте команд находим закладочку «Вставка» (Insert), переходим на нее и находим кнопку Таблица (Tables).

Шаг 2. Нажимаем на стрелку на кнопке, она откроет мастер быстрой вставки таблицы. Это сетка из квадратиков, каждый из которых обозначает ячейку таблицы. Наводя мышку на квадратики, мы их выделяем, одновременно показывая, сколько строк и столбцов нам нужно в нашей табличке. Выделяем нужное количество квадратиков по вертикали и горизонтали и щелкаем мышкой. Пустая табличка готова!

image

Как сделать таблицу в word. Вариант 2

Кроме того, готовый макет из квадратиков ограничен 10 столбцами и 8 строками, а с помощью указанного диалога можно задать любое количество тех и других.

Таблица в ворд. Вариант 3

Можно вставить в текстовый документ и пустую таблицу из Excel, заполняя ее прямо из Word с помощью OLE-связей между приложениями.

Если хочется оформить таблицу с помощью стандартных шаблонов MS Office (как и в Excel).

Таковы основные способы вставки таблицы в вордовский документ. Все довольно просто, главное – не бояться экспериментировать, ведь кнопка отмены на своем месте.

Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.

29 083 просмотров

Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.

Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.

Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.

Ссылка на барсетку с шаблонами и видеоинструкциями →

Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.

ДДС (отчет о движении денежных средств)

Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.

Собирать фактический материал необходимо для анализа дел в компании. Отчет о движении денежных средств ― удобный инструмент для этого.

Баланс

Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.

Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.

В балансе детализируются активы и пассивы. В примере видно, что запасы могут состоять из сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, резервного склада готовой продукции.

Отчет о прибылях и убытках

Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.

Такой отчет еще называют ОФР ― отчет о финансовых результатах.

Учет основных средств

Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.

Управление запасами

Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.

Управление запасами ― важная часть работы торговой компании. Также будет актуально для производителей услуг, которые продают сопутствующие товары.

Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.

Учет логистики

С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.

Учет логистики необходим интернет-магазинам и тем, кто доставляет заказы транспортными компаниями в другие города.

Учет финансовой деятельности

Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.

В таком документе сведены все актуальные данные о том, сколько компания должна кредиторам.

Учет сделок

Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.

Учет сделок актуален при продолжительных проектах, например, в сфере строительства. Это поможет не растерять все важные данные по проекту

Финансовая модель

В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.

Фрагмент финмодели интернет-магазина. Внутри еще финмодели для офлайн-торговли, производства и стоматологии

Платежный календарь

Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.

На этом платежном календаре видно, что 5 и 6 августа будут деньги на счету, а 7 и 8 августа компания в кассовом разрыве. Потерпеть нужно до 9 числа, когда поступление на 80 тысяч выведет кассу в плюс.

Зарплатная ведомость

Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Зарплатная ведомость помогает собирать данные о выплатах и налоге на доходы физических лиц.

Маркетинговый отчет

Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.

Калькулятор рентабельности проектов

Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.

Этот инструмент хорошо работает в связке с отчетом о прибылях и убытках, при его использовании нужны и расчеты о производительности труда сотрудников.

Калькулятор финансового рычага

Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →

На первой странице шаблона нужно ввести анкетные данные о компании, на второй странице калькулятор самостоятельно посчитает эффект финансового рычага.

Калькулятор влияния скидки на прибыль

Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.

С помощью этого инструмента можно сравнить прибыль со скидкой и без нее.

Отчет отдела продаж

Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.

Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.

Стандартная программа Microsoft Word позволяет не только печатать и редактировать различные тексты, но и рисовать таблицы разного уровня сложности. Пользователь самостоятельно решает, сколько нужно столбцов и строчек, а также регулирует прочие параметры. Как создать таблицу в редакторе Ворд разных версий, как редактировать ячейки, и удалять таблицы? Инструкция по размещению таблиц в Word поможет ответить на эти вопросы. Пример таблицы, которую можно создать в программе.

image Сделать таблицу в Word и заполнить ее

Процесс создания таблицы в Word 2003 года

Если вы хотите сформировать таблицу в версии Word 2003 года, поместите курсор на лист туда, где должна находиться таблица. После этого придерживайтесь инструкции:

Шаг 1. В меню сверху найдите раздел «Таблица», затем «Вставить», после кликните по иконке «Таблица».

Находим раздел «Таблица», затем «Вставить», после кликаем на вкладку «Таблица»

Шаг 2. Должно появиться меню «Вставка таблицы». Определитесь с параметрами (число строчек и столбцов) и введите эти значения.

В полях с числами вводим подходящие количество строк и столбцов

В этом окне вы также можете редактировать параметр «Автоподбор ширины столбцов»:

Настройки параметра «Автоподбор ширины столбцов»

  • при выборе «Постоянная» в значении «Автоматически», столбцы станут одинаковой ширины;
  • при выборе «Постоянная» и вводе необходимого размера, столбцы станут выбранной ширины;
  • если выбрать «По содержимому», ширина будет ориентироваться по самому большому содержимому ячейки;
  • если выбрать «По ширине окна», таблица подстроится под ширину всей странички, а ее столбцы будут равны по ширине;
  • кнопка «Автоформат» позволяет настроить формат.

На заметку! Можно поместить таблицу в Word 2003 года иным способом. Кликните на панельку «Добавить таблицу», после отметьте число строчек и столбцов, щелкните один раз.

Кликаем на панельку «Добавить таблицу», отмечаем число строчек и столбцов, щелкаем один раз

Таблица в Word версии 2010 года и выше

Сформировать таблицу в Microsoft Word более актуальной версии можно двумя основными способами.

Первый способ

Для автоматической вставки:

  • щелкните на панель «Вставка»; Кликаем на панель «Вставка»
  • затем – на иконку «Таблица»; Щелкаем по иконке «Таблица»
  • определитесь с нужным числом строчек и столбцов, при помощи мыши выделите их. Кликните мышкой по последней ячейке, чтобы таблица вставилась в документ. При помощи мыши выделяем нужное количество ячеек, кликаем мышкой по последней ячейке

Второй способ

Если для работы вам требуется больше ячеек, вам нужна позиция «Вставить таблицу» в параметре «Вставка».

Для этого:

  • перейдите в меню «Вставка», кликните по иконке «Таблица»; Щелкаем по иконке «Таблица»
  • найдите позицию «Вставить таблицу» и кликните по ней, а затем вручную введите требуемое количество строк и столбцов. Находим позицию «Вставить таблицу» и нажимаем на нее Вручную вводим требуемое число строк и столбцов

Заметка! Если вы чаще всего работаете с одинаковыми или похожими таблицами, укажите стандартные параметры, нажав на «По умолчанию для новых таблиц». Система запомнит настройки, в последующий раз при нажатии «ОК» вы сможете работать с сохраненными шаблонами.

Отмечаем пункт «По умолчанию для новых таблиц» для упрощения по созданию подобных новых таблиц

Добавление таблицы в Word формата Excel

Процесс вставки таблицы формата Excel довольно прост:

Шаг 1. В меню «Вставка» выберите раздел «Таблица», а затем жмите на кнопку «Таблица Excel».

В меню «Вставка» выбираем раздел «Таблица», нажимаем на кнопку «Таблица Excel»

Шаг 2. На листе появится таблица Эксель, которую можно редактировать в программе Word. Используйте инструменты в верхнем главном меню, чтобы начать работу с таблицей.

Таблица Эксель со своей панелью инструментов, с помощью которой ее можно редактировать в программе Word

Как вставить таблицу в Word для Mac?

Версия Word для операционной системы Mac похожа на версию для Windows. Чтобы добавить таблицу, выполняйте следующие действия:

Шаг 1. В главном меню сверху выберите вкладку «Вставка».

Выбираем вкладку «Вставка»

Шаг 2. Нажмите по значку «Таблица», мышью выделите нужное количество ячеек, затем отпустите мышку.

Нажимаем на клавишу «Таблица», мышью выделяем необходимое количество ячеек, затем отпускаем мышку

Если вам требуется вставить больше строк и столбцов, вы можете ввести параметры вручную. Для этого:

Шаг 1. Выберите вкладку «Вставка» в верхнем главном меню, затем жмите на кнопку «Вставить таблицу».

Выбираем вкладку «Вставка» в верхнем главном меню, затем кликаем на кнопку «Вставить таблицу»

Шаг 2. Введите подходящее количество столбцов и строк, затем подтвердите операцию.

Вводим необходимое количество столбцов и строк, нажимаем «ОК»

Заметка! Чтобы создать сложную таблицу самостоятельно, воспользуйтесь кнопкой «Нарисовать таблицу» в параметрах «Вставка» «Таблица».

В меню «Вставка», затем «Таблица» выбираем пункт «Нарисовать таблицу»

Редактирование документа: работа с ячейками

Чтобы форматировать таблицу и привести ее к необходимому виду, нужно научиться не только создавать столбцы и строки, но и редактировать ячейки. В программе Word есть возможность объединять, разбивать, закрашивать или удалять ячейки.

Процесс объединения ячеек в таблице

Чтобы ячейки объединились автоматически:

  • с помощью мышки выделите нужное количество; С помощью мышки выделяем нужное количество ячеек
  • кликните на область, которая выделена, правой кнопкой мышки, затем жмите на «Объединить ячейки». Кликаем на область, которая выделена, правой кнопкой мышки, затем нажимаем на «Объединить ячейки» Результат объединения ячеек

Разбиваем одну ячейку на несколько

В Ворде также можно разъединить ячейку на две и больше. Чтобы сделать это:

Шаг 1. Выберите ячейку, кликните на ней правой клавишей мыши и нажмите «Разбить ячейки».

Выбираем ячейку, кликаем на ней правой кнопкой мыши, нажимаем «Разбить ячейки»

Шаг 2. Если все сделано правильно, откроется окно для ввода количества строк и столбцов. Чтобы разбить ячейки, введите параметры и подтвердите операцию.

Указываем число строк или столбцов, нажимаем «ОК»

Как закрасить ячейки таблицы?

Иногда пользователю может понадобиться закрасить таблицу. Для этого:

  1. Правым щелчком мышки кликните по ячейке, которую нужно закрасить, в появившемся списке кликните по строке «Границы и заливка». Правой кнопкой мышки кликаем по ячейке, которую нужно закрасить, в списке кликаем на пункт «Границы и заливка»
  2. Активируйте нажатием левой кнопкой мышки вкладку «Заливка». Активируем левым кликом мышки вкладку «Заливка»
  3. В параметре «Заливка» выберите подходящий цвет. В параметре «Заливка» выбираем подходящий цвет
  4. Ниже в параметре «Применить к» выберите «ячейке». В параметре «Применить к» выбираем «ячейке», нажимаем «ОК»
  5. Проверьте настройки, нажмите «ОК». Проверяем настройки, нажимаем «ОК»

Как удалить ячейку, столбец или строку?

Ячейку, столбец или строчку, от которой хотите избавиться, выделите мышью. Кликните в открывшемся окне «Удалить», а затем выберите то, что хотите удалить.

  • выделите ячейки, щелкните правым кликом мышки, затем левой клавишей по опции «Удалить ячейки»; Кликаем в ячейке правой кнопкой мышки, выбираем «Удалить ячейки»
  • выделите строку, щелкните по ней правым кликом мыши, левым кликом по опции «Удалить строки»; Выделяем строки, нажимаем правой кнопкой мышки, выбираем «Удалить строки»
  • выделите один или несколько столбцов левой клавишей мыши, щелкните правым кликом мышки, выберите опцию «Удалить столбцы». Выделяем столбец или столбцы, нажимаем правой кнопкой мышки по ним, выбираем «Удалить столбцы»

Редактирование документа: работа с таблицей

Иногда пользователю необходимо отредактировать созданную таблицу, переместить ее в другое место документа либо удалить полностью. Как это сделать?

Как переместить таблицу в Ворде?

Шаг 1. Курсор поместите на таблицу, в ее верхний левый угол. Кликните на значок с четырьмя стрелками. Не отпуская мышки, переместите таблицу.

Кликаем левой кнопкой мышки на значок с четырьмя стрелками, не отпуская мышку, перемещаем таблицу

Шаг 2. Отпустите мышку, и таблица переместится в указанное вами место.

Отпускаем мышку, и таблица переместится в указанное вами место

Удаление таблицы в Ворде

Удалить таблицу в Microsoft Word можно тремя основными методами.

Первый метод

Если таблицу нужно целиком убрать с листа.

Шаг 1. Поместите курсор мыши в левую верхнюю грань таблицы. Вы увидите стрелки, которые направлены в четыре стороны. Кликните на них, чтобы полностью выделить ячейки.

Помещаем курсор мыши в левую верхнюю грань таблицы, кликаем по значку из четырех стрелок

Шаг 2. Кликните «Удалить таблицу», нажав правым кликом мышки по этим ячейкам.

Нажимаем «Удалить таблицу», кликнув правой кнопкой мышки по этим ячейкам

Второй метод

Чтобы решить проблему иначе:

  • выделите таблицу; Помещаем курсор мыши в левую верхнюю грань таблицы, кликаем по значку из четырех стрелок
  • переместитесь на раздел «Работа с таблицами», а затем кликните на закладку «Макет»; Перемещаемся на вкладку «Работа с таблицами», а затем кликаем на закладку «Макет»
  • в меню появится пункт «Удалить», жмите по нему, затем по опции «Удалить таблицу». Кликаем на пункт «Удалить», выбираем «Удалить таблицу»

Третий метод

Еще один быстрый вариант удалить таблицу из документа:

  • выделите ее и во вкладке «Главная» кликните по опции «Вырезать»;
  • либо кликните на клавишу «Delete» или зажмите клавиши «Ctrl+X». Выделяем таблицу, переходим в меню «Главная», выбираем кнопку «Вырезать»

Как рисовать таблицу в Word

Чтобы нарисовать свою таблицу:

  • кликните на меню «Вставка»; Кликаем на меню «Вставка»
  • далее кликните на кнопку «Таблица», затем «Нарисовать таблицу». Далее кликаем на кнопку «Таблица», затем «Нарисовать таблицу»

Вы можете самостоятельно нарисовать любое количество столбцов, ячеек и остальных элементов. Выбрав инструмент «Ластик», вы сможете убрать лишние линии.

Для удаления лишних линий выбираем инструмент «Ластик»

Экспресс-таблицы: как вставить в Word?

Экспресс-таблицами иначе называют стандартные шаблоны таблиц, уже занесенные в программу Ворд. Это может понадобиться при написании лабораторных и выпускных работ, а также при разработки чертежей.

Чтобы скопировать уже имеющийся шаблон:

  1. Перейдите во «Вставку». Кликаем на меню «Вставка»
  2. Затем выберите «Таблицы», далее «Экспресс-таблицы». Выбираем «Таблицы» и «Экспресс-таблицы»
  3. Выбранные шаблоны можно направить в избранное. Для этого выберите вкладку «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию». Для добавления таблицы в избранные кликаем по ссылке «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию»

Таблица в программе Microsoft Word – идеальный инструмент для упорядочения и представления информации. С помощью инструкций, данных в статье, вы сможете создавать, редактировать таблицы, а также менять их параметры.

Видео — Работа с таблицами в программе Word

Из этой инструкции Вы узнаете, как распечатать таблицу в Excel на весь лист А4 быстро и правильно. В материале предложено для этого несколько вариантов реализации. Мы рассмотрим способы использования опции вписывания листа в одну страницу, уменьшение размера краев, через постраничный режим, смену формата ориентации, сдвиг ячеек. Все это Вы сможете реализовать на своем компьютере самостоятельно.

Какую версию Excel Вы используете?

  • 2010 26%, 224 голоса 224 голоса 26% 224 голоса — 26% из всех голосов
  • 2007 23%, 200 голосов 200 голосов 23% 200 голосов — 23% из всех голосов
  • 2016 16%, 140 голосов 140 голосов 16% 140 голосов — 16% из всех голосов
  • 2019 12%, 105 голосов 105 голосов 12% 105 голосов — 12% из всех голосов
  • 2013 10%, 85 голосов 85 голосов 10% 85 голосов — 10% из всех голосов
  • 2003 7%, 56 голосов 56 голосов 7% 56 голосов — 7% из всех голосов
  • Другая 5%, 47 голосов 47 голосов 5% 47 голосов — 5% из всех голосов

Всего голосов: 857 21.05.2020 × Вы или с вашего IP уже голосовали.

Настройка параметров страницы

Первым делом нужно проверить, а при необходимости подкорректировать, настройки параметров страницы. Чтобы «попасть» в нужное окно, в главном меню перейдите на закладку «Разметка страницы». В правом нижнем углу кликните по пиктограмме, выделенной на скриншоте. Теперь детально «пройдем» по каждой закладке и объясним, что менять да и собственно значения каждого параметра.

Вкладки

Страница

Основное внимание уделите двум настройкам. Ориентация может быть «Альбомная» или «Книжная». В первом случае лист по горизонтали будет длиннее, а во втором — по вертикали. Собственно на картинке все видно. Опция «Масштаб» может сразу решить основную задачу — разместить таблицу в Excel на одном листе. Для этого измените натуральную величину ниже 100% или отметьте пункт «Разместить не более чем на 1 страницу». Но этот «фокус» пройдет только если исходная таблица всего незначительно не умещается на лист.

Поля

  • «Поле» — длина отступов от края бумаги до текста на ней.
  • Колонтитулы — это области текста, которые в автоматическом режиме печатаются на каждом листе.

Уменьшение или вообще удаление этих элементов дополнительно освободит место, что поможет вписать таблицу.

Еще одна возможность на закладке «Поля» — «Центрирование». Такая настройка позволит разместить табличку по центру вертикально и/или горизонтально, в зависимости от отмеченных пунктов.

Лист

В этом окне настройки больше влияют на результат печати. Если таблица большая, а вывести на бумагу нужно только какую-то часть или фрагмент, то его можно указать в строке с подписью «Выводить на печать диапазон». А также напечатать при необходимости можно сетку и заголовки строк, столбцов.

Колонтитулы

Если Вы решили убрать колонтитулы полностью, то из списка выберите пункт «(нет)». Эта настройка уберет сквозные надписи из всех листов полностью.

Печать

Если все нужные настройки внесены, тогда можно приступать непосредственно к печати таблицы. Для этого следует вернуться на самую первую вкладку «Страница». Внизу правее есть две кнопки «Печать» и «Просмотр». Именно ими следует воспользоваться. Обе откроют закладку «Печать» из меню «Файл». Справа посмотрите, как все будет выглядеть «вживую», и только после нажимайте на кнопку «Печать» слева вверху.

Аналогичный результат может дать нажатие комбинации клавиш на клавиатуре «CTRL+P».

Как уменьшить (сжать) большую таблицу для печати на одном листе формата А4

Вписать лист в одну страницу

Если таблица незначительно выступает на второй лист, то можно применить опцию «Вписать в одну страницу». Для огромных вариантов такой способ не будет действенным. Чтобы воспользоваться настройкой, проделайте несколько несложных шагов.

  1. В главном меню вверху программы Эксель зайдите в пункт «Файл».
  2. Далее выберите надпись «Печать».
  3. Ниже найдите раздел «Настройка».
  4. Самый последний список содержит в себе нужное нам.
  5. Открывает и выбираем.
  6. Excel автоматически поместить все данные в один лист.
  7. Обратите внимание на еще два доступных способа уменьшить размер — вписать только столбцы или строки.

Изменение полей

При стандартных настройках размеров полей они занимают достаточно много места, освобождение которого может уместить таблицу. Чтобы изменить показатели этого параметра действуйте так:

  1. В главной панели инструментов перейдите на вкладку «Разметка страницы».
  2. Нажмите на пиктограмму (выделено на рисунке ниже).
  3. Перейдите на закладку «Поля».
  4. Введите значения меньше или вообще поставьте нули.

Страничный режим

Поможет оценить и «увидеть» реальные границы печатной области. Двигая синие пунктирные линии, можно сжать, выводимый на принтер фрагмент. Делайте так:

  1. Включите страничный режим. Для этого есть два варианта активации опции.
  2. Через закладку «Вид» или в панели ниже справа. Детальней смотрите на рисунке.
  3. Теперь передвинув мышкой вторую слева пунктирную синюю линию вправо на жирную, Вы уменьшите размер документа до двух страниц.

Ориентация листа

  • Включите постраничный режим, чтобы ориентироваться, как именно таблица не умещается в рамки одной страницы. Активировать его можно двумя способами: через главное меню в закладке «Вид» или строку состояния и кнопку «Разметка». Ниже на скриншоте их размещение указано более точно.
  • Теперь пробуем сменить ориентацию листа, чтобы попробовать уместить таблицу без дополнительных манипуляций. Сделать это можно в закладке главного меню «Разметка страницы». Выбираем пункт «Ориентация», а внутри «Книжная» или «Альбомная». После каждой смены смотрим, как «ведет» себя при этом таблица.

Изменение размеров ячеек

Менять можно по вертикали и горизонтали. Все зависит от конкретной ситуации. Чтобы произвести подобные манипуляции нужно.

  1. Выделить столбец или строку нажатием левой клавиши мыши по цифре или букве.
  2. Зажать левую кнопку манипулятора на границе с соседней ячейкой и в таком состоянии двигать в нужную для уменьшения сторону.

Еще как дополнительный вариант сгодится настройка через меню «Главная» и раздел «Ячейки». Вы можете вручную указать нужные значения или использовать автоподбор.

Печать части или выделенного фрагмента

  • Выделите мышкой часть таблицы, которую хотите отправить на печать.
  • Переходим в настройку печати Excel через меню или используем комбинацию CTRL+P.
  • В первом списке выбираем пункт «Напечатать выделенный фрагмент».

Как напечатать пустую таблицу для заполнения с ячейками на всю страницу

  • Включите страничную разметку листа. Подробно, как это сделать, мы рассказывали в пункте 2.3 этой статьи. И сразу отключите обратно.
  • Область будет размечена пунктирными линиями. Это границы листов.
  • Выделите область одного листа мышкой.
  • Нажмите правой клавишей, чтобы вызвать контекстное меню.
  • Выберите пункт «Формат ячеек».
  • В этом окне перейдите на вкладку «Границы» и отметьте пиктограммы «Внешние» и «Внутренние».

Распечатываем две страницы документа Эксель на одном листе

По сути стоит задача двухсторонней печати документа Excel. Первым делом красиво разместите таблицу на двух листах. Далее можно переходить к самой печати. Входим в пункт «Печать», выбираем один из вариантов двухсторонней печати: с поворотом относительно короткого (влево, вправо) или длинного края (вверх, вниз).

СТАТЬЯ БЫЛА ПОЛЕЗНОЙ?

Отлично! В знак благодарности расскажите о статье своим друзьям и знакомыми в социальных сетях. Используйте кнопки слева или внизу страницы. Это не занимает более 15 секунд. Спасибо! Не беда! Уточните подробней свою проблему в комментариях или задайте вопрос специалисту в этом направлении.

Если речь идет о размещении двух таблиц на одной стороне листа, то зайдите в «Свойства принтера» и в закладке «Макет» укажите такую настройку.

Уважаемые мастера!

Хочу поделиться с вами моей версией каталога работ и списка продаж в программе Microsoft Excel. Дома у меня стоит старенькая версия MS Office-2003, поэтому по функционалу она подойдет всем, включая более поздние версии. По образованию я экономист, много лет тесно работала с ИТ-отделом в компании, и создание подобных баз в Excel вначале было моей основной задачей, пока не появилось более интересные продвинутые системы. Но об этом потом. А пока – таблицы, проверенные временем, не одной компанией и десятками человек.

Почему это может быть нужно Вам?

Вам нужны отчеты по своей работе. Не всегда удобно иметь просто _список работ_. Иногда хочется посмотреть статистику продаж за прошлые месяцы, годы. Хочется смотреть, что продавалось больше – материалы или уникальные работы. То интересно количество покупок, то их сумма. В общем, любые варианты. Но по списку приходится собирать их вручную, считать, складывая ячейки, и это отнимает много времени. Не скрою, на многих коммерческих предприятиях, даже довольно больших, этот учет не автоматизирован. Ещё занимательный вопрос – планирование. Что будет выставлено в ближайший месяц, три месяца, год? Что-то в резерве, что-то надо доделать и выставить, может быть дозаказать. У многих есть заявки-заказы на год вперед. Хотелось бы учесть и их.

Но как не запутаться во всем этом??? Очень многих пугают большие таблицы и большие объемы данных. Не бойтесь, я с вами 🙂 в версии 2003 Excel 65 536 строчек вниз, мы их все укротим и заставим служить себе на благо. Если вам пока хватает их для ведения своих дел – значит, это ваша статья. Если нет… об этом будет отдельный разговор.

Итак, обобщим требования:

  1. Нужен список выставленных позиций;
  2. Хочется видеть, что уже продано, а что в резерве;
  3. Обязательна сортировка по коллекциям, по категориям, по любой вашей индивидуальной аналитике (особенно актуально для больших объемов);
  4. Ближайшие заказы и приблизительные планы;
  5. Все это должно быть наглядно видно;
  6. Из имеющихся данных должны получаться любые отчеты, которые вам нужны сейчас;
  7. Если есть несколько магазинов, хочется иметь все в одном месте, и смотреть общую статистику;
  8. и самое наверно ВАЖНОЕ: все это не должно отнимать много времени и просто обязано быть простым в эксплуатации.

Предлагаю свой вариант файла Excel версии 2003 года, удовлетворяющий этим требованиям. Это шаблон, данные в нем условны.

Во избежание повторений не буду объяснять основы создания таблиц – как написать текст, или как отформатировать шрифт. Если что-то нужно будет пояснить – пишите в комментариях, с удовольствием объясню.

Основы создания таблиц можно посмотреть в публикации Нуждаевой Ирины

Давайте начнем

Первое, что надо сделать – определить списки ваших аналитик, а именно в нашем случае:

  1. Список коллекций
  2. Список категорий
  3. Список магазинов
  4. Список статусов позиций – это очень важно! Это те слова, по которым Вы будете понимать, что с позицией. У меня это обычно слова «отправлено» (аналог «продано»), «резерв», «выставлено», «оплачено», «выполняется», «план». Можно и другие формулировки, главное чтобы их было не много. По опыту – 6 штук – максимум.

Открываем Excel и забиваем эти списки в строчки в разных местах. Я немного сразу форматирую для удобства – ширина столбца, жирный шрифт заголовка. Вот так:

Теперь каждому списку присваиваем имя: выделяем его мышкой, в меню «Вставка-Имя-Присвоить».

Присваиваем каждому списку (не одной ячейке, а именно списку) имя согласно названию – коллекция, категория, магазин, статус.

Готово.

Хитрость: это можно сделать быстрее в этом вот поле: просто щелкнуть на него и вписать нужное имя. Но не у всех панели одинаковые.

ПРИГОТОВЬТЕСЬ ИСПУГАТЬСЯ!

Создание базы

Самый наш главный лист – это база данных позиций. Открываем пустой лист и начинаем вписывать заголовки столбцов.

Вот мой приблизительный их список:

  1. Дата выставки
  2. Месяц выставки
  3. Год выставки
  4. Наименование уникальное
  5. Коллекция
  6. Категория
  7. Материал (если нужна аналитика, например, по материалу – бисер, дерево, латунь)
  8. Магазин (для тех, у кого их несколько)
  9. Аналитика1 (если ещё что-то хочется смотреть по позициям – например, это может быть «Заказ» — да или нет)
  10. Сумма (или цена за 1 — если есть партии)
  11. Количество (если есть партии)
  12. Итого (если у вас уникальные товары, то только этот столбец)
  13. Покупатель
  14. Статус

В ней мы ведем весь наш учет, от сумм до планов и продаж, и все отчеты создаются на основе этой базы. Не бойтесь, не все придется заполнять руками.

Обратите внимание, в этом листе я не веду расчет себестоимости, как в мастер-классе выше. При желании все эти столбцы можно добавить дополнительно.

Приводим лист в порядок:

  1. Форматируем поля

Все даты (2 штуки) – как «дату». Я выбираю обычно вид 14.03.2001, но может кому как по другому нравится.

Сумму и Итого – как финансовый без обозначения с числом десятичных знаков 0 (если работаете без копеек ; )

Здесь же я вставляю номера путем протяжки по порядку — на столько позиций, сколько нужно.

2. Вставляем формулы: для автоматического расчета месяца и года выставления и продажи.

Аналогично для даты продажи.

Если как у меня в примере месяц и год получаются в формате даты – делаем для них формат ячеек — «общий».

Вставляем формулу для итого: =Сумма*Количество

3. Теперь интересное. Сделаем так, чтобы в ячейках можно было выбрать из списка то, что мы писали в первом листе.

Встаем на нужную ячейку где нужен список, строка 2 столбец «Коллекция» – в меню Данные – Проверка. И в параметрах выбираем: «Список», а источник – «=имя нашего списка», в данном случае – коллекция – так, как мы его назвали на первом листе.

Что получаем – выпадающий список наших коллекций. Мега удобно, и ничего лишнего случайно вбить нельзя.

Аналогично делаем для Категории, Магазина и Статуса.

4. Давайте раскрасим нашу таблицу яркими красками.

Я хочу, чтобы те позиции, которые отправлены (т.е. с ними все в порядке), были закрашены в таблице серым цветом. Те, которые выставлены в продаже пусть будут зеленые. Резерв и оплачено должны быть красным – за ними нужно особенно проследить. А те, которые выполняются или в плане – пусть будут желтые.

Для этого: красим весь список в зеленый цвет. Заодно можно сделать и границу – это делается с помощью кнопок на верхней панели.

Теперь выделяем строку №2 – все столбцы от № до статуса.

И в меню: Формат- условное форматирование.

Выбираем слева: «формула» (там есть ещё «значение», но нам не надо). В правом поле пишем «равно», щелкаем на ячейку во второй строчке «Статус» — она у нас R2, опять пишем «равно» и в кавычках «отправлено».

Доллар, который выделен черным – удаляем. Получается

=$R2=«отправлено»

Щелкаем «формат» справа, выбираем «Вид» и цвет ячейки: для отправленных – серый, как мы решили. Жмем «ок».

Теперь добавляем ещё 2 условия с помощью кнопки «а также».

Для множественных значений используйте формулу «ИЛИ». Не забудьте убрать везде лишний доллар перед номером строки.

Вот что должно получиться в итоге:

Волшебство: теперь, когда в поле «статус» Вы выберете один из этих статусов, строка таблицы покрасится в тот цвет, который вы указали в условном форматировании. Вы не пропустите «резерв» или «оплачено» потому, что он затеряется – он будет бросаться в глаза своим ярким цветом.

5. Теперь форматируем все строчки списка таким же образом. Выделяем строку (щелкаем на её номер слева) и нажимаем волшебную кнопку «формат по образцу».

Выделяем все строчки нашего списка. Теперь все они имеют тот же формат, что и первая строка (строка №2 в нашем примере).

6. Скопируем все формулы в наши форматированные строчки. Я просто выделяю все, начиная от «месяца выст» до «статуса» и копирую – пока все пусто. Что попалось из тестовых данных, удаляю.

7. Чтобы «лишние» поля нам не мешали, скроем их. Только надо будет следить, чтобы в них всегда были формулы. Если добавляете новые строки, просто нужно их скопировать туда протяжкой либо просто копи-паст.

Сделать это можно с помощью группировки:

Выделяем столбцы, которые нужно иногда скрывать, в меню Данные – Группа и структура – Группировать. При нажатии на плюсик или минусик столбцы будут соответственно появляться или исчезать.

8. Включите сразу Автофильтр — встать на любую ячейку нашей таблицы и в меню Данные — Фильтр — Автофильтр. С ним будет удобнее. Вот так:

ПОЗДРАВЛЯЮ!

Подготовка шаблона завершена. Можно начать его заполнение.

Дополнительные замечания:

1. Для добавления строчек используйте «добавить ячейки», вставая на последнюю строчку ОКРАШЕННОЙ таблицы. Таким образом, Вы будете копировать нужные фильтры. Сразу не очень удобно, но быстро привыкаешь.

Добавляя строки, нумерация снизу будет сдвигаться. Это хорошо, потому что держит в тонусе и помогает контролировать правильное добавление строк. Главное – чтобы при вставке строк сохранялся цвет заливки – в нашем случае зеленый. Не забывайте копировать формулы для месяца и года, а также в «Итого».

2. Рекомендую ещё почитать публикацию Nia

Там подробно описано про автофильтры и формулы, правда более новой версии Excel, там функций немного больше.

3. Почему я не вставляю фотографию работы?

Ответ прост: вставка фотографий существенно увеличит размер Вашего файла, тем самым повысив риски его «повисания» и повреждения. Гораздо удобнее работать с цифрами и текстом, а при необходимости открывать картинку и смотреть, что это за позиция. Тем более, что это актуальнее для магазинов с большими оборотами и похожими изделиями, например, для ювелирной фурнитуры.

Можно добавить столбец для фотографий, куда вставлять ссылку на картинку на компьютере через «Вставка – Гиперссылка – Файл». Она будет открываться в новом окне.

4. Внимание! Переносить информацию копированием из старых файлов не получится – собьется форматирование. Если такое понадобится – пишите, есть специальная не сложная функция, которую я тоже могу осветить.

!!! Я заполняю его условными данными — для примера. Но если найдется мастер, которому приглянется такой вид ведения учета и он захочет перевести свой каталог в такую базу и показать его как пример — пишите, я с удовольствием помогу и сделаю для него базу с условным форматированием и отчетами. Вообще, пишите, я очень люблю эти таблицы и делаю их очень быстро и с удовольствием.

Заполнили. ЛЮБУЕМСЯ!

Вот что получается:

Цвет строки получается автоматически — при изменении статуса.

Уже сейчас нажимая стрелочку справа в названии столбцов — автофильтр, можно выбирать позиции по всем параметрам – по категориям, магазину, по статусу — что в резерве, что надо отправить и проч.

Можно использовать не один фильтр: как в примере — по брошам и скажем, по статусу и по магазину. Будут показываться только те строки, для которых это верно.

Хитрость: если при фильтрах (да и вообще) выделить столбец с любыми числами — по умолчанию внизу справа будет показываться их сумма. В примере выделен столбец «Сумма» и внизу показывается вся сумма по категории «Броши».

Вот и создана наша база для будущих отчетов. В следующей публикации я покажу, как создавать на её основе нужные нам формы отчетов более сложных, чем по автофильтру — с помощью сводной таблицы.

Надеюсь, Вам было интересно и Вы узнали что-то новенькое для себя! Это моя первая публикация, и я буду рада любым комментариям.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий