Как в excel строить графики и диаграммы. Как обрабатывать большой объем информации. Часть 2

Для того чтобы наглядно графически отобразить ряды числовых данных, Excel 2010 дает позволяет строить различные типы диаграмм, включая смешанные.

Как построить диаграмму в Excel 2010

Перед тем, как строить диаграмму, внесите нужные для отображения данные в таблицу. После того, как таблица подготовлена, следует определиться с типом диаграммы. Отдельный мастер диаграмм в Excel 2010 отсутствует, а все инструменты управления ими теперь находится на ленте во вкладке «Вставка».

image

Для создания диаграммы выполните перечисленные ниже действия.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка» в раздел «Диаграммы».
  2. Выделите курсором таблицу числовых рядов.
  3. Выберите тип диаграммы, кликнув по нему. В открывшемся списке возможных вариантов определите нужный вам внешний вид диаграммы. Все доступные виды можно просмотреть, если нажать кнопку со стрелкой в нижнем правом углу раздела «Диаграмма».image
  1. После этого диаграмма будет создана.

Построенная таким образом диаграмма отображает заданные вами параметры, но требует редактирования, чтобы например, добавить название, исправить подписи легенды, настроить внешний вид и прочее. Любой из элементов можно удалить или изменить, кликнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав из контекстного меню нужное действие.

Во вновь созданной диаграмме вы можете выполнить следующее:

  • изменить внешний вид осей — промежутки между рядами значений, масштаб, добавить на оси метки делений, скрыть оси и т. д.;
  • вместо фразы «Названия диаграммы» можно ввести собственное, а также добавить подписи к осям и данным;
  • добавить коридор колебания или линию тренда, чтобы нагляднее прослеживать изменения показателей;
  • переместить или скрыть легенду, изменить ее элементы;
  • изменить внешнее оформление — назначить элементам другие цвета или специальные заливки текстурами, добавить эффекты, например, тень, прозрачность, трехмерность и т. п. Можно задать фон области диаграммы, в том числе и загрузить для этого картинку из файла; можно создать замещающий текст, который, если нужно, будет озвучиваться; можно изменить шрифт, отобразить или скрыть любой элемент, а также сделать многое другое.

Богатый спектр настроек дает возможность создавать практически любые по дизайну и оформлению диаграммы. Область диаграмм можно перемещать, захватив левой кнопкой мыши, и масштабировать, растягивая за углы.

Использование стилей и шаблонов

Построение диаграмм в Excel 2010 позволяет использовать готовые макеты и стили оформления, загружать и создавать собственные шаблоны. В разделе «Работа с диаграммами» (становится доступным, если кликнуть по любой области диаграммы) доступны 3 вкладки редактирования: «Конструктор» — для выбора макета и стиля, «Макет» — для правки макета и «Формат» — для изменения оформления фигур и текста. Объекты можно редактировать по отдельности или группами, причем группы можно создавать свои.

Автоматические параметры макета обычно устанавливаются согласно стилю документа, т. е. используются те же шрифты и цвета, которые уже и присутствуют.

Excel 2010 не позволяет сохранять пользовательские макеты, но, если необходимо часто использовать какой-либо стиль оформления, можно создать свой шаблон.

Чтобы сохранить созданную диаграмму в качестве шаблона, выполните следующее:

  1. откройте вкладку «Конструктор» средства «Работа с диаграммой»;
  2. перейдите в раздел «Тип» и кликните по иконке «Сохранить как шаблон»;
  1. задайте имя шаблону и место его хранения. По умолчанию это папка %appdata%MicrosoftШаблоныCharts. Это месторасположение желательно не менять, чтобы иметь возможность управлять шаблонами прямо из программы.

Вновь созданный шаблон будет доступен в разделе «Вставка» — «Диаграммы» (кнопка со стрелкой в нижнем правом углу) — «Изменение типа диаграмм». В шаблоне сохраняется стиль, настройки и форматирование диаграммы, которые будут использоваться при вставке. Данные числовых рядов — не сохраняются.

Чтобы вставить существующий шаблон в документ, откройте окно «Изменение типа диаграмм» — «Шаблоны», выберите нужный шаблон из списка и нажмите ОК.

Вконтакте Facebook Twitter Класснуть Вотсапнуть Другие уроки по теме «Обучение Microsoft Excel»

Представление данных в наглядной форме диаграмм позволяет быстро оценить и проанализировать их. Как построить диаграмму в Excel? Пошаговая последовательность действий будет показана на основе приводимой ниже таблицы, показывающей помесячные доходы и налоги условного физического лица, и их соотношение в процентах.

Содержание

Создание диаграмм

1. Прежде всего, необходимо выделить участок таблицы, на основе данных которого требуется построить диаграмму в эксель. В приводимом примере выделены все данные – доходы, налоги и проценты.

2. Перейти на вкладку «Вставка», и в разделе «Диаграммы» щёлкнуть желаемый вид.

3. Как видно, в разделе «Диаграммы» пользователю на выбор предлагаются разные виды диаграмм. Иконка рядом с названием визуально поясняет, как будет отображаться диаграмма выбранного вида. Если щёлкнуть любой из них, то в выпадающем списке пользователю предлагаются подвиды.

Иногда употребляют выражение «Диаграммы и графики», тем самым выделяя графический вид в отдельную категорию.

Если пользователю нужен первый из предлагаемых вариантов – гистограмма, то, вместо выполнения пп. 2 и 3, он может нажать сочетание клавиш Alt+F1.

4. При внимательном взгляде на подвиды можно заметить, что все относятся к одному из двух вариантов. Они отличаются сплошной (в зелёном прямоугольнике), или частичной (в оранжевом) закраской элементов диаграммы. Следующие два скриншота, соответствующие «зелёному» и «оранжевому» выбору, наглядно демонстрируют разницу.

Как видно, в первом случае отображаемые данные выстраиваются тремя (доходы, налоги, процент) столбиками. Второй вариант отображает их в виде закрашенных частей одного столбика.

В обоих случаях значение процента почти не видно. Это связано с тем, что на диаграммах отображается абсолютное его значение (т.е. не 14,3%, а 0,143). На фоне больших значений такое малое число еле видно.

Чтобы сделать диаграмму в экселе для данных одного типа, следует в рамках первого шага выделить именно их. На следующем скриншоте представлена диаграмма для значений процентов, которых практически не было видно на предыдущих.

Редактирование диаграмм

Закончив построение диаграмм, их можно изменить в любой момент. Одновременно с появившейся диаграммой автоматически возникает группа вкладок с общим названием «Работа с диаграммами», и происходит переход на первую из них – «Конструктор». Инструменты новых вкладок открывают широкие возможности редактирования диаграмм.

Вкладка «Конструктор»

Для отображения значений процентов часто применяется круговая диаграмма в эксель. Чтобы нарисовать круговую диаграмму, сохранив прежние данные, нужно щёлкнуть первый слева инструмент линейки – «Изменить тип диаграммы», и выбрать желаемый подвид строки «Круговая».

На следующем скриншоте показан результат активации инструмента «Строка/Столбец», производящий взаимную замену данных на осях X и Y. Как видно, однотонная гистограмма предыдущего скриншота получила цвета, и стала гораздо привлекательней.

В разделе «Стили диаграмм» вкладки «Конструктор» можно менять стиль диаграмм. После открытия выпадающего списка этого раздела пользователю становится доступным выбор одного из 40 предлагаемых вариаций стилей. Без открытия этого списка доступно всего 4 стиля.

Очень ценен последний инструмент – «Переместить диаграмму». С его помощью диаграмму можно перенести на отдельный полноэкранный лист.

Как видно, лист с диаграммой добавляется к существовавшим листам.

Если пользователю предстоит работа по построению множества других диаграмм на основе созданной и отредактированной, то он может сохранить её для дальнейшего использования в качестве шаблона. Для этого достаточно выделить диаграмму, щёлкнуть инструмент «Сохранить как шаблон», ввести название и нажать «Сохранить». После этого запомненный шаблон будет доступен в папке «Шаблоны».

Вкладки «Макет» и «Формат»

Инструменты вкладок «Макет» и «Формат» в основном относятся к внешнему оформлению диаграммы.

Чтобы добавить название, следует щёлкнуть «Название диаграммы», выбрать один из двух предлагаемых вариантов размещения, ввести имя в строке формул, и нажать Enter.

При необходимости аналогично добавляются названия на оси диаграммы X и Y.

Инструмент «Легенда» управляет отображением и положением поясняющего текста. В данном случае это – названия месяцев. Их можно удалить или переместить влево, вверх или вниз.

Гораздо более употребителен инструмент «Подписи данных», позволяющий добавить на них числовые значения.

Если при построении диаграммы был выбран её объёмный вариант, то на вкладке «Макет» будет активен инструмент «Поворот объёмной фигуры». С его помощью можно менять угол наблюдения диаграммы.

Инструмент «Заливка фигуры» вкладки «Формат» позволяет залить любым цветом, рисунком, градиентом или текстурой фон диаграммы (как показано на скриншоте) или любой из её элементов (в данном случае – столбиков).

Для заливки соответствующего элемента он должен быть предварительно выделен.

Добавление новых данных

После создания диаграммы для одного ряда данных в некоторых случаях бывает необходимо добавить на диаграмму новые данные. Для этого сначала нужно будет выделить новый столбик – в данном случае «Налоги», и запомнить его в буфере обмена, нажав Ctrl+C. Затем щёлкнуть на диаграмме, и добавить в неё запомненные новые данные, нажав Ctrl+V. На диаграмме появится новый ряд данных «Налоги».

Новые возможности диаграмм в Excel 2013

Диаграммы рассматривались на примере широко распространённой версии Excel 2010. Так же можно работать и в Excel 2007. А вот версия 2013 года имеет ряд приятных нововведений, облегчающих работу с диаграммами:

  • в окне вставки вида диаграммы введён её предварительный просмотр в дополнение к маленькой иконке;
  • в окне вставки вида появился новый тип – «Комбинированная», сочетающий несколько видов;
  • в окне вставки вида появилась страница «Рекомендуемые диаграммы», которые версия 2013 г. советует, проанализировав выделенные исходные данные;
  • вместо вкладки «Макет» используются три новые кнопки – «Элементы диаграммы», «Стили диаграмм» и «Фильтры диаграммы», назначение которых ясно из названий;
  • настройка дизайна элементов диаграммы производится посредством удобной правой панели вместо диалогового окна;
  • подписи данных стало возможным оформлять в виде выносок и брать их прямо с листа;
  • при изменении исходных данных диаграмма плавно перетекает в новое состояние.

Немного юмора:

Оказалось, что файл «моя_самая_страшная_тайна.txt» содержал лишь слова: «Уважаемый товарищ жена! Прошу не лазить в мой компьютер.».

2.2. Процессоры электронных таблиц

2.2.4. Обучение работе с формулами, функциями и диаграммами в Excel

Формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

  • возведение в степень и выражения в скобках;
  • умножение и деление;
  • сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Внесение изменений в формулу

Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Использование ссылок

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Перемещение и копирование формул

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4.

Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы не изменяются.

Для копирования формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся.

Распространение формул

Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия:

  1. Установите курсор в ячейку с формулой.
  2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется на черный крестик.
  3. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перемещайте курсор до нужного места. Для завершения распространения формулы отпустите кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.

Аргументы функции Excel — задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9  — ее аргументы.

Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.

Ввод функций в рабочем листе

Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка.

Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.

Рис. 1.

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию.

Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции (в нашем случае ссылки на A2 и A9).

Рис. 2.

Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение (21 и 33). Текущее значение функции отображается внизу окна диалога (54). Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.

Диаграммы в Excel

С помощью Microsoft 2003 можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Диаграмма – графическое изображение зависимости между величинами. Диаграммы являются наглядным средством представления данных рабочего листа. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными.

Представление данных на диаграмме

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Рис. 3.

Ось значений. Excel создает ось значений на основе указанных данных. В данном случае значения оси изменяются от 0 до 70, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе.

Ось категорий (имена категорий). В качестве имен оси категорий Excel использует заголовки столбцов или строк данных. В приведенном примере в качестве имен оси категорий отображаются заголовки столбцов, соответствующие первому кварталу, второму кварталу и т.д.

Имена рядов данных диаграммы. Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.

Маркеры данных. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует фактическому значению за четвертый квартал, равному 60.

Подсказки. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента. Например, при остановке указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Excel выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы.

Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.

Создание диаграммы за один шаг. Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму.

Шаг 1. Выбор типа диаграммы.

Первое окно диалога Мастера диаграмм, предлагает выбрать тип диаграммы.

Рис. 4.

Это окно диалога содержит две вкладки: одну для стандартных и другую для нестандартных типов диаграмм.

Шаг 2. Задание исходных данных диаграммы.

Во втором окне диалога мастера диаграмм можно задать данные, используемые Excel при построении диаграммы.

Рис. 5.

Второе окно диалога Мастера диаграмм позволяет задать исходный диапазон и расположение в нем рядов данных. Если перед запуском Мастера был выделен диапазон с исходными данными, то это поле будет содержать ссылку на выделенный диапазон.

Excel выводит подвижную рамку вокруг исходного диапазона. Если по каким-то причинам исходный диапазон указан неправильно, выделите нужный диапазон и введите его прямо в окне диалога Мастера диаграмм.

Excel обычно выбирает ориентацию рядов, предполагая, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Просматривая образец при разной ориентации рядов, можно выбрать наиболее эффективный способ отображения данных в создаваемой диаграмме.

Второе окно диалога Мастера диаграмм, как и первое, содержит две вкладки. Чтобы убедиться, что Excel использует правильные имена и диапазоны ячеек, для каждого ряда данных, можно перейти на вкладку Ряд. Ннажмите кнопку. Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 3. Задание параметров диаграммы.

Третье окно диалога Мастера диаграмм содержит шесть вкладок. Они позволяют задать характеристики осей, название диаграммы и заголовки для ее осей, легенду, подписи значений в рядах данных и т.д. Все это можно выполнить при создании диаграммы или после ее построения.

Рис. 6.

Шаг 4. Размещение диаграммы.

Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или помесить ее на отдельном листе, так называемом листе диаграммы.

Рис. 7.

После построения диаграммы ее можно отредактировать в режиме редактирования диаграммы. Для этого нужно дважды щелкнуть кнопку мыши на диаграмме или воспользоваться контекстным меню.

Далее …>>> Тема: 2.2.5. Работа с таблицей как с базой данных

Сегодня мы разберем, как в excel строить графики и диаграммы. Хотя эта статья является самостоятельной, в то же время она служит продолжением моей статьи, где мы разбирали, как обработать большой массив данных с помощью сводной таблицы, функции ВПР и других полезных функций excel.

Также мы разберем, как в эксель можно построить гистограмму, защитить книгу excel и другое.

Содержание:

  • Как в excel построить диаграмму.
  • Как в excel строить графики.
  • Как в excel построить гистограмму.
  • Каким образом просто защитить в excel книгу и лист.
  • Как в excel просто запрограммировать выделение цветом заданного значения.
  • Как  закрепить столбцы и строки при «прокрутке файла».

Как в excel построить диаграмму

Начнем с простого, а именно, как в excel построить диаграмму. Возьмем таблицу, где есть продажи за месяц в рублях по разным наименованиям. См. рис 1.

рис 1.

Из этой таблицы нам требуется понять какова же доля продаж по каждому наименованию. Визуальная картинка нам может понадобится и для составления презентации.

Для этого мы делаем следующие простые шаги:

  1. На верхней панели листа excel ищем окошко «ВСТАВКА» (указал красной стрелкой)
  2. Выделяем нужный нам диапазон данных.

см. рис 2.

рис .2

Далее, жмем на окно диаграммы, выбираем, например,  «круговая». См. рис 3.

рис.3

Excel предложит разные виды круговых диаграмм, выбираем подходящую нам. Получаем данные по долям в визуальном восприятии:

рис.4

Если нужно добавить доли в процентах, тогда просто добавляем и считаем столбец с процентами, выделяем его и наименование товара, строим диаграмму, см. рис. 5

рис.5

На полученной диаграмме, правой клавишей мышки открываем новое окно, жмем на «выбрать данные», см. рис. 6

рис.6

У нас открывается окно, где мы изменяем диапазон данных, см рис 7 и 8

рис 7

Что бы получить данные в процентах, нужно увеличить диапазон данных, то есть выделить столбец А и В.

рис. 8 изменение диапазона данных

Таким образом мы получаем диаграмму с процентами по долям, см. рис 9

рис 9

Все мелкие детали описывать не буду. Принцип Вы поняли, и можете самостоятельно разобраться в настройках выборки данных. И, например, те же проценты, обозначать на самих полях круглой диаграммы.

Как в excel строить графики

Здесь также все просто. В верхней панели выбираем «ВСТАВКА», рядом с диаграммами, есть графики. (В последней версии excel можно воспользоваться поиском.) Вариации графиков могут быть разные. Я покажу основные, затем вы сами легко разберетесь в деталях.

Например, нам нужно построить график, где будут отражаться продажи за полгода. Берем уже знакомую таблицу, в расширенном виде, см. рисунок 10.

рис 10

Выделяем нужный диапазон за полгода, жмем на окошко «график». Выбираем вид графика и получаем вариант, где наглядно видны колебания продаж по каждому товару за период. См. рис 11.

рис. 11

Можно на этих же данных, построить и другую аналитику, например, выделив только нижнюю строку по общей сумме продаж, получить соответствующий график, см. рис 12.

рис.12

Как в excel построить гистограмму

По той же аналогии можно построить и гистограмму.

Гистограмма, это также диаграмма, но выраженная в столбцах, отражающая изменение нескольких видов данных за определенный период времени.

В той же панели инструментов, «ВСТАВКА», рядом с графиками и диаграммами, есть гистограмма. Рис 13.

рис.13

Выбрав удобную нам модель из списка, мы получаем вот такую картинку, см рис. 14

рис 14. Гистограмма

Как видите, массив данных формируется по-другому. В данном случае, здесь цветом обозначены периоды (месяц). Разобравшись в настройках, можно цвет или иные значения придать товару.

К примеру, в этом же наборе есть линейчатая диаграмма. По тем же данным, наша диаграмма будет выглядеть вот так:

рис 15. Линейчатая диаграмма.

Как в excel защитить информацию

Теперь мы рассмотрим, как можно в эксель защитить информацию от чужих глаз. Те же графики и диаграммы, это сводная информация компании, которую можно усвоить беглым, чужим взглядом. Есть разные степени зашиты и доступа, начиная с защиты книги, листа. Можно защитить, как от просмотра, так и от внесения изменений.

Проще всего защитить доступ к самому файлу. Это делается просто.

Итак, у нас есть файл excel, который требуется защитить паролем.

рис 16

Выбираем:  Файл — сведения — защитить книгу — зашифровать паролем. ( см. рис. 17)

рис. 17

У нас появится окошко для пароля. Эксель запросит в этом окошке ввести пароль еще раз.

рис 18

Теперь, что бы открыть этот документ после его закрытия, появится окно, где потребуется ввести пароль. См. рис 19.

рис 19.

После ввода пароля, ваш файл успешно откроется.

Как в excel защитить лист

Теперь рассмотрим, как в excel защитить лист. Здесь также все не сложно. Берем наш исходный документ, где на листе-2 наша информация по продажам. Правой клавишей мышки нажимаем на ЛИСТ 2. Открывается окошко, где мы выбираем «защитить лист».

рис 20

Ecxel нам предложит ввести пароль два раза. См рис 21.

рис 21

На этом все. Наш лист защищен от внесения изменений. Информацию можно просматривать, но если будут внесены любые изменения без пароля, тогда появится следующее сообщение:

рис. 22

При этом, обратите внимание на рис. 21. С помощью галочек можно варьировать настройки защиты листа. Например, поставив галочку на разрешение вставки столбцов, другие пользователи, не смогут ничего менять, кроме добавления столбцов со своей информацией.

Как в excel автоматически подсветить пороговые значения

При работе с большим объемом информации, очень удобно видеть «подсвеченные» цифры, которые могут обозначить некий нижний или верхний порог. Например, достижение какого-то уровня по продажам, или значение, которое будет сигналом для пополнения запаса.

В excel заданное значение будет высвечиваться автоматически.

Возьмем небольшую таблицу, с товарными остатками, см рис 23.

рис.23

Итак, нам требуется увидеть, по каким товарам есть остатки выше верхней границы. Например, более 250 коробов. Мы делаем следующую простую операцию:

Главная — условное форматирование — правило выделения ячеек. Выбираем «БОЛЬШЕ».

рис 24

В левой части окошка задаем верхний порог 250 коробов. В правой части мы выбираем цвет, который нам будет сигнализировать об излишках по товару. Пусть цвет будет красным. Жмем Ок.

рис 25

Нам автоматически подсветило красным ту цифру, где остаток выше 250 коробов. В нашем случае, это 500 коробов. См. рис 25.

Теперь то же самое можно сделать с нижним порогом. Я взял, все, что меньше 20 коробов. Цвет выбрал желто-песочный. См. рис 26.

рис.26

Жмем Ок. Мы получили желаемую помощь для визуального определения. См. рис. 27.

рис.27

Конечно, можно пользоваться простым фильтром. Но здесь преследуется иная задача. Цвет, как подстраховка и дополнительный сигнал еще до работы с фильтром.

Как в excel закрепить строку при прокрутке

Напоследок, мы рассмотрим, как в как в excel закрепить строку или столбец при прокрутке. Это также очень полезная функция при работе с большим объемом информации.

Возьмем файл с большим количеством столбцов, см. рис. 28. Нам нужно прокручивать лист вправо, но не теряя из виду номер и наименование товара.

рис.28

Файл — Вид — Закрепить области, см рис. 29.

рис.29

Если нам требуется закрепить столбцы А и В для прокрутки вправо, только выделяем третий столбец С, в окошке «закрепить области» выбираем «закрепить области листа».

рис.30

Все. Готово. Прокручиваем вправо. Как мы видим, столбцы С и D скрыты, и нам открылись крайние правые столбцы, см. рис 31.

рис. 31

По аналогии, можем закрепить верхнюю строку, когда нам потребуется прокручивать файл вниз.

Заключение

Мы разобрали темы, как в excel строить графики, диаграммы, гистограммы, как защитить лист excel и так далее. Надеюсь, информация была полезной. Если по теме было не все до конца понятно, пишите в комментариях, постараюсь ответить. А также, если тема excel будет востребована, возможно сделаю на каждую функцию отдельный видео-обзор.

Всего Вам хорошего и успехов!

image

Диаграмма добавляет большей наглядности вашей презентации и помогает визуализировать большие массивы данных. CHIP расскажет, как сделать ее в два счета!

image

Как построить диаграмму в Excel по данным

Выделите нужные ячейки, которые должны попасть в диаграмму. Если ячейки смежные, кликните по ним левой кнопкой мыши и выделите нужные столбцы. Если нужные ячейки находятся не рядом, то, зажав клавишу ctrl, кликните по очереди на них левой кнопкой мыши.

Выберите в главном меню пункт «Вставка» и найдите «Диаграммы». Здесь выберите нужный вам тип диаграммы. Появится диаграмма, внедренная в лист, с которого вы брали данные. image

Чтобы перенести диаграмму на другой лист, нажмите левой кнопкой мыши на диаграмму, найдите пункт «Переместить диаграмму».

imageВыберите пункт «на отдельном листе». Диаграмма переместится на новый лист.

imageКак изменить данные в диаграмме Excel

Чтобы внести новые параметры в диаграмму, кликнете на диаграмму левой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в котором нужно найти пункт «Выбрать данные». Выделите в файле новые ячейки, которые хотите добавить на диаграмму.

imageТакже можно очень легко изменить тип диаграммы, кликнув на нее и выбрав пункт «Изменить тип диаграммы». Появится окно со всеми возможными видами диаграмм в Excel. Выберите нужный вам вариант.

imageКликая на элементы диаграммы, можно изменять их вручную, меняя цвета заливки, тени, границы и формат осей. Точно так же можно внести изменения в названия частей диаграммы.

Читайте также:

Фото: компании-разработчики

Видео: CHIP

Поделиться ссылкой

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий