Работа с таблицами «Эксель»: пошаговая инструкция, особенности и рекомендации

  • Для учета доходов и расходов

  • Для ведения бюджета денежных средств

  • Для учета себестоимости и финансового результата предприятия
  • Расчета стоимости услуг
  • Для учета сроков оплаты по договорам
  • Для учета Дебиторской и Кредиторской задолженности
  • Для складского учета ТМЦ и автоматического списания со склада по норме расхода на производство
  • Индивидуальные заказы по любым вашим вопросам и любой сложности
  • Помощь студентам
  • Строительный калькулятор

Почему выбирают именно нас

Бесплатные консультации и обучение ведения таблиц Excel

Техническое сопровождение

Работаем с юридическими и физическими лицами

Работы для юридических лиц проводятся на основании заключаемого договора.

Разработка таблиц опытными экономистами

Опыт работы в финансово-экономической службе более 15 лет.

Оперативное и качественное выполнение заказа

Срок выполнения заказа от 1 до 3 дней

Готовые решения для ознакомления

Готовые таблицы помогут вам увидеть желаемый результат

Низкие цены

Стоимость работ от 500 руб.

Быстрый отклик по вашей заявке

Мы позвоним Вам по Вашей заявке максимально в кратчайшие сроки

5 простых шагов к удачному исполнению вашего заказа

  1. Вы заходите на наш сайт и оставляете заявку.
  2. Мы обсуждаем с Вами все детали
  3. Мы выполняем Ваш заказ
  4. Мы консультируем Вас по заказу
  5. Вы обращаетесь к нам снова или рекомендуете нас своим знакомым)))

Хотите сделать заказ?

Автор: · 16.06.2019

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

  • сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
  • затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Ручной режим

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

  1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.
  1. Выделите любое количество строк и столбцов.
  1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».
  1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

  1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».
  1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.
  1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.

  1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.
  1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.
  1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».
  1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.
  1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Дальше можете делать, что душе угодно.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

  1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.
  1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.
  1. Сразу после этого у вас появится новое окно.
  1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.
  1. Затем нажимаем на кнопку «OK».
  1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.
  1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

  1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

  1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.
  1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.
  1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.
  1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.
  1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

  • открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
  • создать новую пустую книгу;
  • посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
  • выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
  • продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
  • войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

  1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».
  1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».
  1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

  • ячейки;
  • строки;
  • столбцы;
  • целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

  • вручную или автоматически изменить высоту строк;
  • вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
  • скрыть или отобразить ячейки;
  • переименовать лист;
  • изменить цвет ярлыка;
  • защитить лист;
  • блокировать элемент;
  • указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

  • изменить формат отображаемых данных;
  • указать выравнивание;
  • выбрать любой шрифт;
  • изменить границы таблицы;
  • «поиграть» с заливкой;
  • установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

  1. Для начала подготовим поле для экспериментов.
  1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.
  1. Введите там следующую команду.

=C3*D3

  1. Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.
  1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

  1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».
  1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

  1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».
  1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

  1. Выделите область данных.
  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
  2. Откройте документ
  3. Теперь используем кнопки Ctrl+V.
  4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

  1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.
  1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

  1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

  1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.
  1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

  1. Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

В современное время мы уже не представляем свою жизнь без компьютеров и прочих электронных помощников. Они помогают в повседневных делах и просто необходимы для различных работ. В связи с этим компанией Майкрософт был разработан пакет офисных программ, каждая из которых предназначена для определенных функций.

image

К примеру, программа Ворд предназначена для написания и редакции текстовых документов. А программа под названием Эксель требуется для составления документации табличного типа. Здесь можно создавать точную отчетность, графики, диаграммы, делать расчеты, сортировать и фильтровать разные виды данных.

image

Таким образом, если ваша задача — работа с данными, то программа Эксель именно для вас. Но не каждый может с ходу разобраться в составлении разных таблиц и графиков в программе, поэтому некоторым нужна помощь.

В нашем материале вы найдете пошаговую инструкцию по созданию таблицы в Эксель разного формата.

Чтобы создать простую таблицу данных в Эксель, необходимо начать с ее шапки. Выбираем верхние ячейки и вводим в каждую из них необходимые параметры — названия столбцов. Если названия не помещаются в строки, то ячейки можно немного растянуть.

«> «> «> «> «> «> «> «> «>

Наводим курсор на сторону ячейки и при появлении двух стрелочек, направленных в разные стороны, нажимаем и растягиваем до нужного размера.

Есть еще один способ поместить всю надпись в ячейке — перенос слов. Для этого выделяем нужный блок и на вкладке «Главная» выбираем «Выравнивание» и нажимаем на кнопку «Перенос текста».

После того, как текст введен, можно сделать ячейки одинакового размера по высоте, чтобы таблица была наиболее аккуратной.

Рекомендуем прочитать:
  • Антисептик своими руками: инструкция, как сделать обеззараживающие средство в домашних условиях
  • Медицинская маска своими руками: инструкция, как легко сделать маску от коронавируса. Фото, видео, пошаговое руководство, из марли, с клапаном, из бумаги
  • Как сделать зеркало своими руками: инструменты, материалы, новинки дизайна, пошаговая инструкция, отзывы + секреты от мастера (105 фото)

Необходимые ячейки для выравнивания выделяются при помощи стрелки курсора. Теперь на вкладке «Главная» выбирается пункт «Ячейки» и тут нужно нажать кнопку «Формат».

Далее необходимо выбрать пункт «Высота строки». Открывается диалоговое окно, в котором вводим нужное значение. После того, как шапка готова, делаем границы.

Для этого выделяем нужную область, а затем нажимаем кнопку «Все границы» на панели «Главная». Выбираем подходящие границы. Теперь вы знаете, как сделать таблицу в ячейке Эксель самым простым способом. Далее мы рассмотрим таблицы немного сложнее.

Есть так же возможность сделать таблицу при помощи специального редактора таблиц. Такой вариант называется «умной таблицей».

Вводим в свободные ячейки все необходимые нам данные. Теперь необходимо выделить курсором всю область с данными. Тут можно даже сделать круговую таблицу Эксель с теми же данными.

Рекомендуем прочитать:
  • Как сделать подсветку — светодиодная подсветка, ее выбор, монтаж и нюансы применения в дизайне (115 фото)
  • Как сделать диван — выбор модели, идеи дизайна и варианта оформления дивана (видео + 90 фото)
  • Как сделать стул: схемы, чертежи, макеты и рекомендации как сделать стул своими руками (105 фото и видео)

Теперь во вкладке «Главная» требуется отыскать группу «Стили» и в ней нажать кнопку «Форматировать как таблицу». Появляется список, из которого требуется выбрать подходящий стиль таблицы.

В появившемся диалоговом окне ставим галочку в области «с заголовками» и остается только нажать кнопку «ОК».

«> «> «> «> «> «> «> «> «>

При необходимости таблицу можно будет расширить. Для этого вводятся данные в ячейке рядом с таблицей и нажимаем кнопку «Enter».

После создания таблицы открывается вкладка «Конструктор», где возможно изменить любые параметры готовой таблицы, задать ей название и т.д. Тут же можно увидеть, как сделать график по таблице Эксель.

Есть возможность при помощи программы Эксель сделать сводную таблицу. Для начала делается таблица с данными по вышеуказанному примеру. Теперь нужно зайти в меню «Вставка» и выбрать необходимый вариант.

Появится новое окно, после чего выбирается ячейка в таблице. Нажимаем на кнопку «ОК» и выбираем необходимые параметры в появившейся боковой панели.

Рекомендуем прочитать:
  • Как сделать подставку: простые и красивые идеи изготовления различных видов подставок (110 фото + видео мастер-класс)
  • Специальное аварийно-спасательное оборудование
  • Как утеплить веранду для зимнего проживания: обзор самых эффективных методов, инструкция, материалы, схемы укладки

На данном этапе необходимо будет перенести строки в те параметры, которые вам необходимы. Для переноса по группам нужно выбрать ячейку, навести на нее курсор, нажать правую кнопку мыши и не отпуская ее перетащить предмет к нужной группе.

В результате всех действий получится совершенно новая отформатированная таблица. Все результаты по данным, внесенным в ней посчитаются автоматически и вы получите уже готовые результаты. Таким вот несложным образом и делается сводная таблица в Эксель.

«> «> «> «> «> «> «> «> «>

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы». 

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу =Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка) =Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков =Отчет[#Итоги] – на итоги =Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула) =Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи» =Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

=СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

=Отчет[Продажи]

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи. 

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Поделиться в социальных сетях:

  •  
  •  
  •  
  • 5
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Узнаем все особенности умных таблиц в Excel, чем же они так хороши и какие преимущества они дают при работе с данными.

Приветствую всех, дорогие читатели блога TutorExcel.Ru!

Практически уверен, что большинство из вас в принципе слышали о таком понятии как умные таблицы в Excel, но уверен, что не все знакомы с полным набором преимуществ, которое дает применение таких таблиц.

Чтобы восполнить этот пробел и хочется подробно рассмотреть все возможности умных таблиц. И вообще понять почему эти таблицы так называются, чем же они все-таки умные и как ее сделать?

Начнем.

Как сделать умную таблицу в Excel?

Давайте рассмотрим стандартную таблицу (не умную) и на ее основе поймем какие преимущества мы получим при создании умной таблицы:

image

Имеем на вид вполне стандартную таблицу и первым шагом для превращения таблицы в умную будет ее преобразование.

Для этого встаем в любую ячейку нашей таблицы и в панели вкладок идем в Главная -> Стили -> Форматировать как таблицу и выбираем подходящий стиль оформления (или можно просто воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + T):

image

Перед нами появляется диалоговое окно, где нужно задать диапазон для таблицы (при этом обратите внимание, что Excel автоматически определяет размеры таблицы если начальная ячейка находится внутри исходной таблицы). Параметр Таблица с заголовками означает, что заголовки нашей таблицы (в данном случае это данные из строки 1) будут использованы как заголовки для умной таблицы. Нажимаем ОК и получаем умную таблицу:

image

Какие преимущества появляются при выборе умной таблицы:

  • В заголовках таблицы автоматически добавляет фильтр;
  • Таблица получает имя, которое можно использовать для ссылки на таблицу;
  • Таблица изменяет размер при добавлении новых строк или столбцов;
  • При добавлении нового столбца формула копируется на весь столбец;
  • При добавлении новой строки копируются все формулы;
  • При прокрутке таблицы заголовки встают вместо названия столбцов (т.е. аналог закрепления верхней строчки);
  • Отдельные элементы таблицы также получают имена.

Свойств достаточно много, теперь давайте о каждом немного поподробнее.

Добавление фильтра

Очень часто в таблицах требуется выбрать определенный перечень данных, для это как раз хорошо подходит использование фильтра, в умной таблице в заголовки фильтр добавляется автоматически:

image

При этом изначально фильтра в таблице не было — он автоматически появился в строке с заголовками после создания умной таблицы.

Имя умной таблицы

Использование имени таблицы очень удобно, к примеру, при создании сводных таблиц в качестве источника данных нужно указать диапазон и как раз для этого отлично подходит имя таблицы (по умолчанию название имеет вид типа Таблица1, в данном же случае указал название Продажи так как в таблице именно данные по продажам):

image

Тем не менее есть определенные ограничения при создании имени таблицы, о которых нужно помнить:

  • Начинается с буквы или символа подчеркивания («_»);
  • Не содержит пробел или другие недопустимые знаки;
  • Не совпадает с уже существующими именами в книге.

Автоматическое изменение размера

Если мы захотим добавить новую строку или столбец, то таблица автоматически расширится на новый диапазон. Например, добавим в нашу таблицу новый столбец с суммой продажи:

image

Как мы видим новый столбец также визуально добавился к таблице.

Внизу таблицы есть маркер (в виде уголка) в ее правом нижнем углу, который показывает границы таблицы. Его можно вручную перемещать тем самым изменяя размер таблицы, но на практике это достаточно редко используется, так как Excel сам автоматически подстраивается под размеры:

image

Копирование формул для всего столбца

После добавления столбца в таблицу нужно прописать формулу для вычисления значения. В данном случае сумма продажи получается как произведение цены на количество продаж.

Обычно после ввода формулы в ячейку нужно еще дополнительно протянуть ее на весь диапазон, в случае умной таблицы этого делать не нужно — она все сделает сама:

Добавление формул для новой строки

Аналогичная история происходит и при добавлении новой строчки в таблицу. Если в строках таблицы есть какие-либо формулы, то при добавлении строки они в нее будут скопированы:

Закрепление заголовков при прокрутке

Если таблица большая, то вполне естественно желание посмотреть какую-либо из ее частей и для этого мы привычно прокручиваем лист до нужного места. В этом случае обычно шапка таблицы теряется из вида, если она предварительно не была зафиксирована с помощью закрепления областей.

Для умных таблиц все делается автоматически, при прокрутке заголовки таблицы встают вместо названия столбцов:

image

Однако обратите внимание, что это свойство работает только если мы находимся внутри умной таблицы. Если переместить активную ячейку за пределы таблицы, то заголовки пропадут и названия столбцов вернутся на свое место:

Отдельные элементы таблицы

Помимо имени самой умной таблицы имя получают также и ее отдельные элементы. Когда мы прописывали формулы в предыдущих примерах как раз видели, что ссылки на ячейки таблицы выглядят не совсем обычно, а вместо них записи вида [@Заголовок]:

В общем и целом это ссылки для упрощения работы с таблицей:

  • Название_таблицы[#Все] — ссылка на всю таблицу;
  • Название_таблицы[#Данные] — ссылка на данные (вся таблица без заголовков);
  • Название_таблицы[#Заголовки] — ссылка на заголовки;
  • Название_таблицы[@] — ссылка на текущую строку из таблицы;
  • Название_таблицы[@Название_заголовка] — ссылка на ячейку из текущей строки в столбце Название_заголовка;
  • и т.д.

В принципе можно не запоминать как именно пишутся ссылки — Excel автоматически изменит вид записи ссылки или предложит варианты ссылок, когда будете ссылаться на элементы таблицы.

С основными свойствами умных таблиц мы познакомились, теперь немного поговорим о внешнем виде таблицы и дополнительных настройках.

Дополнительные настройки

При работе с таблицей в панели вкладок активируется дополнительная вкладка Конструктор с несколькими блоками команд внутри:

Давайте поподробнее остановимся на каждом из блоков, что в них есть интересного и как они могут нам пригодиться:

  • Свойства; Можно задать Имя таблицы и ее размер.
  • Инструменты; Позволяет построить сводную таблицу на основе умной, добавить срезы в таблицу (аналог фильтров) и сделать из умной таблицы обычную.
  • Данные из внешней таблицы; Настройка параметров для подключения к внешним данным.
  • Параметры стилей таблиц; Возможность добавления строки итогов для таблицы и выделение определенных частей таблицы (первый столбец, последний столбец, чередование строк и т.д.). Обычно применяется для оформления внешнего вида таблицы и улучшения читаемости данных из нее.
  • Стили таблиц. Настройка внешнего вида таблицы с точки зрения цветового оформления.

Как преобразовать умную таблицу в обычную?

Бывают ситуации когда умная таблица перестает быть нужна, поэтому чтобы отменить умную таблицу и сделать из нее обычную, то нужно во вкладке Конструктор и блоке Инструменты выбрать команду Преобразовать в диапазон, которая вернет таблице первоначальный вид.

Недостатки умных таблиц

Несмотря на все преимущества при использовании умных таблиц у них также есть и недостатки.

Из значимых отмечу невозможность совместного использования файла, запрет на объединение ячеек и невозможность использовать формулы массива.

Но в целом тот большой набор преимуществ существенно перевешивает небольшое количество недостатков, поэтому смело пользуйтесь данным инструментом, он может облегчить вам работу с определенными задачами.

На этом все!

Скачать файл с примером.

Удачи вам и до скорых встреч на страницах блога TutorExcel.Ru!

Поделиться с друзьями:
Поиск по сайту:

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий