Сводная таблица из нескольких листов

Автор: · Опубликовано 10.03.2018 · Обновлено 08.02.2019

Сводные таблицы в Excel – мощный инструмент для создания отчетов. Он особенно полезен в тех случаях, когда пользователь плохо работает с формулами и ему сложно самостоятельно сделать анализ данных. В данной статье мы рассмотрим, как правильно создавать подобные таблицы и какие для этого существуют возможности в редакторе Эксель. Для этого никаких файлов скачивать не нужно. Обучение доступно в режиме онлайн.

Начало работы

Первым делом нужно создать какую-нибудь таблицу. Желательно, чтобы там было несколько столбцов. При этом какая-то информация должна повторяться, поскольку только в этом случае можно будет сделать какой-нибудь анализ введенной информации.

Например, рассмотрим одни и те же финансовые расходы в разных месяцах.

Создание сводных таблиц

Для того чтобы построить подобную таблицу, необходимо сделать следующие действия.

  1. Для начала ее необходимо полностью выделить.
  1. Затем перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите пункт «Сводная таблица».
  1. В результате этого появится окно, в котором вам нужно указать несколько основных параметров для построения сводной таблицы. Первым делом необходимо выбрать область данных, на основе которых будет проводиться анализ. Если вы предварительно выделили таблицу, то ссылка на нее подставится автоматически. В ином случае ее нужно будет выделить.
  1. Затем вас попросят указать, где именно будет происходить построение. Лучше выбрать пункт «На существующий лист», поскольку будет неудобно проводить анализ информации, когда всё разбросано на несколько листов. Затем необходимо указать диапазон. Для этого нужно кликнуть на иконку около поля для ввода.
  1. Сразу после этого мастер создания сводных таблиц свернется до маленького размера. Помимо этого, изменится и внешний вид курсора. Вам нужно будет сделать левый клик мыши в любое удобное для вас место.
  1. В результате этого ссылка на указанную ячейку подставится автоматически. Затем нужно нажать на иконку в правой части окна, чтобы восстановить его до исходного размера.
  1. Для завершения настроек нужно нажать на кнопку «OK».
  1. В результате этого вы увидите пустой шаблон, для работы со сводными таблицами.
  1. На этом этапе необходимо указать, какое поле будет:
    1. столбцом;
    2. строкой;
    3. значением для анализа.

Вы можете выбрать что угодно. Всё зависит от того, какую именно информацию вы хотите получить.

  1. Для того чтобы добавить любое поле, по нему нужно сделать левый клик мыши и, не отпуская пальца, перетащить в нужную область. При этом курсор изменит свой внешний вид.
  1. Отпустить палец можно только тогда, когда исчезнет перечеркнутый круг. Подобным образом, нужно перетащить все поля, которые есть в вашей таблице.
  1. Для того чтобы увидеть результат целиком, можно закрыть боковую панель настроек. Для этого достаточно кликнуть на крестик.
  1. В результате этого вы увидите следующее. При помощи этого инструмента вы сможете свести сумму расходов в каждом месяце по каждой позиции. Кроме того, доступна информация об общем итоге.
  1. Если таблица вам не понравилась, можно попробовать построить ее немного по-другому. Для этого нужно поменять поля в областях построения.
  1. Снова закрываем помощник для построения.
  1. На этот раз мы видим, что сводная таблица стала намного больше, поскольку сейчас в качестве столбцов выступают не месяцы, а категории расходов.

Использование рекомендуемых сводных таблиц

Если у вас не получается самостоятельно построить таблицу, вы всегда можете рассчитывать на помощь редактора. В Экселе существует возможность создания подобных объектов в автоматическом режиме.

Для этого необходимо сделать следующие действия, но предварительно выделите всю информацию целиком.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Затем нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите второй пункт.
  1. Сразу после этого появится окно, в котором будут различные примеры для построения. Подобные варианты предлагаются на основе нескольких столбцов. От их количества напрямую зависит число шаблонов.
  1. При наведении на каждый пункт будет доступен предварительный просмотр результата. Так работать намного удобнее.
  1. Можно выбрать то, что нравится больше всего.
  1. Для вставки выбранного варианта достаточно нажать на кнопку «OK».
  1. В итоге вы получите следующий результат.

Обратите внимание: таблица создалась на новом листе. Это будет происходить каждый раз при использовании конструктора.

Анализ

Как только вы добавите (неважно как) сводную таблицу, вы увидите на панели инструментов новую вкладку «Анализ». На ней расположено огромное количество различных инструментов и функций.

Рассмотрим каждую из них более детально.

Сводная таблица

Нажав на кнопку, отмеченную на скриншоте, вы сможете сделать следующие действия:

  • изменить имя;
  • вызвать окно настроек.

В окне параметров вы увидите много чего интересного.

Активное поле

При помощи этого инструмента можно сделать следующее:

  1. Для начала нужно выделить какую-нибудь ячейку. Затем нажмите на кнопку «Активное поле». В появившемся меню кликните на пункт «Параметры поля».
  1. Сразу после этого вы увидите следующее окно. Здесь можно указать тип операции, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.
  1. Помимо этого, можно настроить числовой формат. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку.
  1. В результате появится окно «Формат ячеек».

Здесь вы сможете указать, в каком именно виде нужно выводить результат анализа информации.

Группировать

Благодаря этому инструменту вы можете настроить группировку по выделенным значениям.

Вставить срез

Редактор Microsoft Excel позволяет создавать интерактивные сводные таблицы. При этом ничего сложного делать не нужно.

  1. Выделите какой-нибудь столбец. Затем нажмите на кнопку «Вставить срез».
  2. В появившемся окне, в качестве примера, выберите одно из предложенных полей (в будущем вы можете выделять их в неограниченном количестве). После того как что-нибудь будет выбрано, сразу же активируется кнопка «OK». Нажмите на неё.
  1. В результате появится небольшое окошко, которое можно перемещать куда угодно. В нем будут предложены все возможные уникальные значения, которые есть в данном поле. Благодаря этому инструменту вы сможете выводить сумму лишь за определенные месяцы (в данном случае). По умолчанию выводится информация за всё время.
  1. Можно кликнуть на любой из пунктов. Сразу после этого в поле сумма изменятся все значения.
  1. Таким образом получится выбрать любой промежуток времени.
  1. В любой момент всё можно вернуть в исходный вид. Для этого нужно кликнуть на иконку в правом верхнем углу этого окошка.

В данном случае мы смогли сортировать отчет по месяцам, поскольку у нас существовало соответствующее поле. Но для работы с датами есть более мощный инструмент.

Вставить временную шкалу

Если вы кликните на соответствующую кнопку на панели инструментов, то, скорее всего, увидите вот такую ошибку. Дело в том, что в нашей таблице нет ячеек, у которых будет формат данных «Дата» в явном виде.

В качестве примера создадим небольшую таблицу с различными датами.

Затем нужно будет построить сводную таблицу.

Снова переходим на вкладку «Вставка». Кликаем на иконку «Таблица». В появившемся подменю выбираем нужный нам вариант.

  1. Затем нас попросят выбрать диапазон значений.
  1. Для этого достаточно выделить всю таблицу целиком.
  1. Сразу после этого адрес подставится автоматически. Здесь всё очень просто, поскольку рассчитано для чайников. Для завершения построения нажмите на кнопку «OK».
  1. Редактор Excel предложит нам всего один вариант, поскольку таблица очень простая (для примера больше и не нужно).
  1. Попробуйте снова нажать на иконку «Вставить временную шкалу» (она расположена на вкладке «Анализ»).
  1. На этот раз никаких ошибок не будет. Вам предложат выбрать поле для сортировки. Поставьте галочку и нажмите на кнопку «OK».
  1. Благодаря этому появится окошко, в котором можно будет выбирать нужную дату при помощи бегунка.
  1. Выбираем другой месяц и данных нет, поскольку все расходы в таблице указаны только за март.

Обновить

Если вы внесли какие-нибудь изменения в исходные данные и по каким-то причинам это не отобразилось в сводной таблице, вы всегда можете обновить её вручную. Для этого достаточно нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов.

Источник данных

Если вы решили изменить поля, на основе которых должно происходить построение, то намного проще сделать это в настройках, а не удалять таблицу и создавать её заново с учетом новых предпочтений.

Для этого нужно нажать на иконку «Источник данных». Затем выбрать одноименный пункт меню.

В результате этого появится окно, в котором можно заново выделить нужное количество информации.

Действия

При помощи этого инструмента вы сможете:

  • очистить таблицу;
  • выделить;
  • переместить её.

Вычисления

Если расчетов в таблице недостаточно или они не отвечают вашим потребностям, вы всегда можете внести свои изменения. Нажав на иконку этого инструмента, вы увидите следующие варианты.

К ним относятся:

  • вычисляемое поле;
  • вычисляемый объект;
  • порядок вычислений (в списке отображаются добавленные формулы);
  • вывести формулы (информации нет, так как нет добавленных формул).

Сервис

Здесь вы сможете создать сводную диаграмму либо изменить тип рекомендуемой таблицы.

Показать

При помощи этого инструмента можно настроить внешний вид рабочего пространства редактора.

Благодаря этому вы сможете:

  • настроить отображение боковой панели со списком полей;
  • включить или выключить кнопки «плюс/мину»с;
  • настроить отображение заголовков полей.

Конструктор

При работе со сводными таблицами помимо вкладки «Анализ» также появится еще одна – «Конструктор». Здесь вы сможете изменить внешний вид вашего объекта вплоть до неузнаваемости по сравнению с вариантом по умолчанию.

Можно настроить:

  • промежуточные итоги:
    • не показывать;
    • показывать все итоги в нижней части;
    • показывать все итоги в заголовке.
  • общие итоги:
    • отключить для строк и столбцов;
    • включить для строк и столбцов;
    • включить только для строк;
    • включить только для столбцов.
  • макет отчета:
    • показать в сжатой форме;
    • показать в форме структуры;
    • показать в табличной форме;
    • повторять все подписи элементов;
    • не повторять подписи элементов.
  • пустые строки:
    • вставить пустую строку после каждого элемента;
    • удалить пустую строку после каждого элемента.
  • параметры стилей сводной таблицы (здесь можно включить/выключить каждый пункт):
    • заголовки строк;
    • заголовки столбцов;
    • чередующиеся строки;
    • чередующиеся столбцы.
  • настроить стиль оформления элементов.

Для того чтобы увидеть больше различных вариантов, нужно кликнуть на треугольник в правом нижнем углу этого инструмента.

Сразу после этого появится огромный список. Можете выбрать что угодно. При наведении на каждый из шаблонов ваша таблица будет меняться (это сделано для предварительного просмотра). Изменения не вступят в силу, пока вы не кликните на что-нибудь из предложенных вариантов.

Помимо этого, при желании, вы можете создать свой собственный стиль оформления.

Сортировка значений

Также тут можно изменить порядок отображения строк. Иногда это нужно для удобства анализа расходов. Особенно, если список очень большой, поскольку необходимую позицию проще найти по алфавиту, чем листать список по несколько раз.

Для этого нужно сделать следующее.

  1. Кликните на треугольник около нужного поля.
  2. В результате этого вы увидите следующее меню. Здесь вы можете выбрать нужный вариант сортировки («от А до Я» или «от Я до А»).

Если стандартного варианта недостаточно, вы можете в этом же меню кликнуть на пункт «Дополнительные параметры сортировки».

В результате этого вы увидите следующее окно. Для более детальной настройки нужно нажать на кнопку «Дополнительно».

Здесь всё настроено в автоматическом режиме. Если вы уберете эту галочку, то сможете указать необходимый вам ключ.

Сводные таблицы в Excel 2003

Описанные выше действия подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии всё выглядит иначе. Возможностей, разумеется, там намного меньше.

Для того чтобы создать сводную таблицу в Экселе 2003 года, нужно сделать следующее.

  1. Перейти в раздел меню «Данные» и выбрать соответствующий пункт.
  1. В результате этого появится мастер для созданий подобных объектов.
  1. После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажимаем на «Далее».
  1. Для завершения настроек жмем на «Готово».
  1. В результате этого вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.
  1. К примеру, может получиться вот такой результат.

Становится очевидно, что создавать подобные отчеты намного лучше в современных редакторах.

Заключение

В данной статье были рассмотрены все тонкости работы со сводными таблицами в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не те поля или же их очень мало – для создания такого объекта необходимо несколько столбцов с повторяющимися значениями.

Если данного самоучителя вам недостаточно, дополнительную информацию можно найти в онлайн справке компании Microsoft.

Видеоинструкция

Для тех, у кого всё равно остались вопросы без ответов, ниже прилагается видеоролик с комментариями к описанной выше инструкции.

Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

image

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

image

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

и т.д.

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

В этом способе используется всего одна простая формула — ДВССЫЛ (правда, непривычная обычным пользователям) и форматированная smart-таблица Excel (иногда их еще называют «умные» таблицы). Зато вы получите взаимозависимые списки и будете пользоваться ими по принципу «сделал и забыл». Не нужно будет переживать о том, что «слетит» диапазон и переделывать всю архитектуру данных. Просто один раз сделаете и будете пользоваться.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ(B1) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ(«А1»).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ(B1&C1) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ(B1&C1) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

  • Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.
  • В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.
  • Присвойте созданной таблице имя: выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор, введите имя — «Источник».

Таблица «Источник» создана. Теперь можно обращаться к таблице и её элементам по имени. Например, название заголовка таблицы будет выглядеть так: =Источник[#Заголовки]

Столбец таблицы: =Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

  • Выделите ячейки в столбце «группа».
  • Перейдите в меню Данные -> Проверка данных.
  • В появившемся окне выберите тип данных — Список, а в строке Источник введите формулу =ДВССЫЛ(«Источник[#Заголовки]»)

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

  • Выделите столбец «статья» в таблице.
  • Перейдите в меню Данные -> Проверка данных.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами — во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц, которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

  • ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
  • смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
  • смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
  • [высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
  • [ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

  • искомое_значение – значение, которое ищем. Может быть числом, текстом, логическим значением или ссылкой на ячейку;
  • просматриваемый_массив – диапазон ячеек, где будем искать нужное значение;
  • [тип_сопоставления] — число -1, 0 или 1, которое показывает, как сравнивать искомое значение с ячейками просматриваемого массива. Не переживайте, если не поняли, когда и что ставить, потому что 90% случаев нужно выбирать ноль.

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

  • Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.
  • В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.
  • Присвойте таблице имя: на вкладке Конструктор введите имя таблицы — «статьи».

Форматированная таблица «статьи» создана.

Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.

Для чего используем сводные таблицы? Во-первых, чтобы вручную не создавать перечень групп, а во-вторых, как уже упоминали выше, чтобы вручную не сортировать справочники статей (что иногда забывают сделать пользователи, а это важно, иначе формула СМЕЩ «срабатывает» с ошибкой). «Ручную» работу сделает вместо нас кнопка «Обновить» в меню Данные — нажимаем ее каждый раз после появления новых статей.

  • Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.
  • Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

  • Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.
  • В появившемся окне нажмите кнопку «Создать».

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.

    • $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
    • Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
    • СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
    • Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.

  • $С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
  • ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки.ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.
  • Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
  • СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
  • Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.

То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.

Опубликовано 12 Июн 2014 Рубрика: Справочник Excel | 13 комментариев

imageЧто такое сводные таблицы Excel? Вероятно, непосвященный человек предположит самое очевидное — это таблицы, в которые собраны (сведены) данные из нескольких других разрозненных источников, отвечающие некоторому запросу. На самом деле это заключение не совсем верно.

Сводные таблицы Excel – это инструмент, который собирает по заданному алгоритму в удобные таблицы-отчеты информацию чаще всего из одной таблицы базы данных! (Возможность использования в качестве источника нескольких диапазонов консолидации существует, но в этой статье рассматриваться не будет.)

При помощи сводных таблиц из хаотичного набора строк-записей базы данных можно за считанные секунды извлечь нужные, отсечь в них лишнюю информацию, добавить недостающую и представить пользователю в красивом и удобном для восприятия виде.

Если вы постоянно работаете в программе MS Excel с большими объемами информации и ничего не знаете о сводных таблицах, то считайте, что вы «заколачиваете гвозди» калькулятором, не зная его истинного предназначения!

Когда следует применять сводные таблицы?

Во–первых, тогда, когда работаешь с большим объемом статистических данных, анализировать которые очень трудоемко при помощи сортировки и фильтров.

Во-вторых, тогда, когда приходится через определенные промежутки времени повторять (пересчитывать) отчеты в связи с изменениями источника – таблицы базы данных.

В-третьих, при анализе изменений данных базы в разрезе различных временных периодов или иных критериев.

Это основные ситуации, при которых раскрывается вся действительно волшебная сила инструмента сводные таблицы Excel.

Создание сводных таблиц и работа с ними никак не влияет на содержание источника – базу данных!!! Сводные таблицы Excel позволяют взглянуть на эти данные под разными ракурсами, не изменяя ничего в базе!!!

Это заключительная и самая важная статья обзорного цикла о хранении информации и управлении большими табличными объемами данных.

В предыдущих статьях цикла мы создали базу данных в Excel, научились сортировать данные, применять автофильтр и расширенный фильтр, вводить информацию через форму.

Создание шаблона сводной таблицы.

Описанные далее действия относятся к MS Excel 2003, но и в более новых версиях программы все  почти аналогично.

Сводную таблицу будем создавать в той же книге Excel, где расположен источник информации — таблица базы данных, но на другом листе.

Продолжаем работу с учебной мини-базой БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которой работали во всех статьях этого цикла.

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.

3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» — «Сводная таблица…». Эта команда запускает работу мини-сервиса «Мастер сводных таблиц».

4. Не долго размышляя над вариантами выбора положений переключателей в выпадающих окнах «Мастера…», настраиваем их (точнее – не трогаем их) так, как показано ниже на снимках экрана, двигаясь между окнами с помощью кнопок «Далее».

image

image

На втором шаге «Мастер…» сам выберет диапазон, если вы правильно подготовили базу данных и выполнили п.2 этого раздела статьи.

image5. На третьем шаге «Мастера…» нажимаем кнопку «Готово». Шаблон сводной таблицы сформирован и размещен на новом листе того же файла, где расположена база данных!

image

Кроме пока пустого шаблона на вновь созданном листе файла Excel вы видите панель «Сводные таблицы» со своим инструментарием и окно «Список полей сводной таблицы», появляющееся при активации любой ячейки внутри сводной таблицы. Появляются они автоматически, я их просто расположил рядом с шаблоном и подкорректировал размеры. Если панели «Сводные таблицы» вы не видите, то вызовите ее через главное меню командой «Вид» — «Панели инструментов» — «Сводная таблица»

В MS Excel 2007 и более новых версиях «Мастер…» упразднен потому, что 99% процентов пользователей никогда не меняют предложенных настроек переключателей и проходят эти три шага, просто соглашаясь с предложенными вариантами (мы тоже так поступили).

В MS Excel 2007 по команде «Сводная таблица» выпадает диалоговое окно «Создание сводной таблицы», в котором достаточно указать источник данных для анализа и место расположения создаваемой сводной таблицы.

Создание рабочих сводных таблиц Excel.

В созданном шаблоне имеются четыре зоны, в которые для создания сводной таблицы следует поместить названия полей-столбцов таблицы базы данных, перетащив их при помощи левой кнопки мыши из окна «Список полей сводной таблицы». Напоминаю, что в базе данных полем называется столбец с названием.

Внимание!!!

Элементами окна «Список полей сводной таблицы» являются заголовки полей базы данных!

1. Если поместить  один из элементов «Списка полей сводной таблицы» в самую верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем страниц», то мы получим удобный фильтр записей этого поля.

2. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка полей сводной таблицы» в левую зону шаблона, где он станет «Полем строк», то мы получим из записей этого поля базы данных заголовки строк сводной таблицы.

3. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем столбцов», то мы получим из записей этого поля таблицы базы данных заголовки столбцов сводной таблицы.

4. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в центральную область шаблона, где он станет «Элементом данных», то мы получим из записей этого поля базы данных значения сводной таблицы.

Значения – элементы данных – расположатся в строгом соответствии с правилами двухмерных таблиц, то есть на пересечении соответствующих заголовков строк и заголовков столбцов!

Не очень понятно? Перейдем к практическим примерам — все станет ясно!

Задача №9:

Сколько всего тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу?

Для ответа на этот вопрос выполним всего два действия! Схема этих действий показана на предыдущем рисунке синими стрелками.

1. Перетащим мышью элемент «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля строк» пустого шаблона.

image2. Перетащим мышью элемент «Общая масса, т» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Элементы данных» шаблона. Результат – на снимке экрана слева. Думаю, пояснения не требуются.

Заголовок «Элементов данных» «Сумма по полю Общая масса, т» расположился выше заголовка «Поля строк» и левее места, где может расположиться заголовок «Поля столбцов». Обратите на это внимание!

Задача №10:

Сколько тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу по датам?

Продолжаем работу.

3. Для ответа на вопрос задачи №10 достаточно добавить в нашу сводную таблицу элемент «Дата» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля столбцов» шаблона.

image

image4. Записи можно сгруппировать, например, по месяцам. Для этого на панели «Сводные таблицы» нажимаем вкладку «Сводная таблица» и выбираем «Группа и структура» — «Группировать…». В окне «Группирование» делаем настройки в соответствии со скриншотом слева.

Так как все записи нашей базы данных сделаны в апреле, то после группировки мы видим всего два столбца – «апр» и «Общий итог». Когда в исходной базе данных появятся записи, датированные маем и июнем, в сводной таблице добавятся соответствующие два столбца.

Задача №11:

Когда и сколько тонн и штук марок изготовлено всего по заказу №3?

5. Для начала перетащим поле «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» или прямо из самой сводной таблицы в самый верх листа в зону «Поля страниц» шаблона.

6. Далее поместим поле «Изделие» в область «Поля строк».

7. Поле «Количество, шт» добавим в область «Элементы данных».

Необходимая для ответа на вопрос задачи конфигурация сводной таблицы Excel сформирована.

8. Нажмем на кнопку со стрелкой вниз в ячейке B1 и в выпавшем списке вместо записи «(Все)» выберем «3», соответствующую интересующему нас заказу №3 и закроем список, нажав кнопку «OK».

Ответ на вопрос задачи на снимке экрана ниже этого текста.

Форматирование сводной таблицы.

Если сводную таблицу нужно распечатать и показать кому-нибудь, или просто немного порадовать самого себя, то ее нужно отформатировать – придать достойный внешний вид и переформулировать некоторые «неадекватные» заголовки.

Заголовки «Сумма по полю Общая масса, т» и «Сумма по полю Кол-во, шт» звучат, вроде, и понятно, но как-то не по-русски. Переименуем их в более благозвучные «Общая масса изделий, т» и «Количество изделий, шт».

1. Продолжим работу с созданной таблицей. Активируем мышью ячейку B5.

2. На панели инструментов «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Параметры поля» (выделена справа на снимке, расположенном ниже).

3. В выпавшем окне «Вычисление поля сводной таблицы» меняем имя и жмем кнопку «OK».

4. По аналогичному алгоритму переименовываем и второй заголовок поля, предварительно «встав» мышью на ячейку B6.

5. На панели «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Формат отчета» (выделена слева на снимке, расположенном выше — над п.3).

6. В появившемся окне «Автоформат» выбираем из предложенных вариантов форматирования, например, «Отчет 6» и нажимаем «OK» .

Внешний вид нашей сводной таблицы существенно преобразился.

Заключение.

Обращаю ваше внимание на несколько очень важных моментов!

При изменении источника (например, добавление очередной записи в базу данных) в самой сводной таблице изменения автоматически не наступят!!!

Для того чтобы изменения в базе отражались в сводной таблице, необходимо каждый раз «вручную» нажимать кнопку «Обновить данные» (значок кнопки – «!») на панели «Сводные таблицы»!!!

Помещайте в область «Полей страниц» поля, содержащие текстовую информацию, которая может стать заголовком для формируемой сводной таблицы.

В области  «Полей строк» и «Полей столбцов» размещайте поля, содержащие текстовую информацию, которая может стать заголовками для строк и столбцов создаваемой сводной таблицы.

В зоне «Элементов данных» располагайте преимущественно  числовую информацию.

Действуйте, располагая поля так, как вы действовали бы, делая это на листе бумаге! Не бойтесь ошибиться. Все легко исправляется.

Созданные двумя-тремя движениями мыши в одном из предыдущих разделов этой статьи сводные таблицы очень быстро дали ответ на весьма непростые вопросы! Если заказы изготавливаются в течение нескольких месяцев, а число наименований марок превышает несколько тысяч, то, сколько вам потребуется времени для решения рассмотренных выше задач? Час? День? Сводные таблицы Excel делают это мгновенно, многократно и без ошибок!!!

О сводных таблицах Excel написано много хороших «толстых» и «тонких» книг. В первую очередь это книги Билла Джелена («Мистера Excel») и Майкла Александера. Тем, кто заинтересовался этой темой, рекомендую их прочитать.

Конечно, подробно рассказать об этом чудесном инструменте в короткой статье очень сложно, практически невозможно. С одной стороны мне хотелось затронуть больше практически важных аспектов, но с другой – в ознакомительной статье не хотелось «залезать в дебри», отпугивая пользователей объемом и сложностью информации. Если этот «волшебный инструмент» MS Excel вызовет интерес у читателей блога, то в будущем эта тема будет продолжена выпуском небольшой брошюры с важными и ценными практическими рекомендациями.

Обязательно возьмите себе на вооружение сводные таблицы Excel! Ваша ценность  как специалиста увеличится многократно!

На этом цикл из шести статей, представляющих собой общий обзор темы обработки больших объемов информации в Excel завершен.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы, отзывы, и замечания оставляйте в комментариях внизу страницы.

Другие статьи автора блога

На главную

—>

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий