Как сделать линию в «Ворде» для подписи: несколько простых способов

  • Как установить ЭЦП на компьютер? 
  • Как подписать ЭЦП документ Word? 
  • Как подписать ЭЦП файл pdf? 

«Как подписать ЭЦП документ Word?» —  этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье. 

Как установить ЭЦП на компьютер? 

imageПрежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.

Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».

Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью. 

Подпишитесь на рассылку

Как подписать ЭЦП документ Word? 

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

Как подписать ЭЦП файл pdf? 

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

Предыдущий материал Следующий материал 08 февраля 2018

  • Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП
  • На какие файлы можно поставить ЭЦП
  • Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)
  • Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП
  • Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП
  • Итоги

Как подписать документ электронной подписью, используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

  • «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
  • «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
  • «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

  • криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
  • хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
  • формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

  • через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
  • через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 — как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

Нажимаем «Далее».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Нажимаем «Далее».

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

Итоги

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.

Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:

  • «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?»;
  • «Как сделать простую электронную подпись?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Известно, что с 1 января 2021 года в рамках «регуляторной гильотины» вступили в силу «новые-старые» (обновлённые) нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют, устанавливают какие-либо требования, нормативы.

«Регуляторная гильотина» — это инструмент масштабного пересмотра и отмены нормативных правовых актов, негативно влияющих на общий бизнес-климат и регуляторную среду.

Целью реализации «регуляторной гильотины» является тотальный пересмотр обязательных требований, в соответствии с которым нормативные акты и содержащиеся в них обязательные требования должны быть пересмотрены с широким участием предпринимательского и экспертного сообществ.

Задача этого «страшного» инструмента — создание в сферах регулирования новой системы понятных и чётких требований к хозяйствующим субъектам, снятие избыточной административной нагрузки на субъекты предпринимательской деятельности, снижение рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым ценностям.

Какие же изменения в этой связи коснулись официальных сайтов образовательных организаций?

Для начала надо сказать, что ранее применяемый приказ Рособрнадзора от 29.05.2014 № 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления на нем информации» утратил свою силу 1 января 2021 года.

На смену пришёл документ — приказ Рособрнадзора от 14.08.2020 № 831 «Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации» (далее — 831 Приказ) (срок действия документа ограничен 31 декабря 2026 года).

Хотелось бы здесь высказать пожелание руководителям образовательных организаций и специалистам, отвечающим за ведение официального сайта: «Не поленитесь, прочитайте приказ! В нём достаточно много новшеств, а именно: иначе запрашивается информация, которая была в ранее действовавшем приказе Рособрнадзора, особенно это касается реализуемых образовательных программ».

В данной публикации остановимся только на одном, абсолютно новом требовании — размещении документов и информации в виде электронного документа.

В таком случае разберёмся с определением «электронный документ», которое используется в понимании 831 Приказа.

В пункте 3.2. Требований 831 Приказа указано, что главная страница подраздела «Структура и органы управления образовательной организацией» должна содержать следующую информацию: положения о структурных подразделениях (об органах управления) образовательной организации с приложением указанных положений в виде электронных документов, подписанных простой электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — электронный документ) (при наличии структурных подразделений (органов управления).

Вслед за 831 Приказом последовали «Комментарии Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки в связи с актуализацией Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации», в которых даются разъяснения (ниже эти разъяснения выделены под карандаш).

pen

Требованиями установлено, что документы, самостоятельно разрабатываемые и утверждаемые образовательной организацией, размещаются на Сайте в форме электронных документов, подписанных простой электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон № 63-ФЗ).

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пункт 1 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Различаются следующие виды подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (часть 2 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Требованиями определена достаточность использования простой электронной подписи для подписания информации в электронной форме.

Визуально на Сайте простая электронная подпись будет выглядеть как пиктограмма, указывающая на то, что документ подписан простой электронной подписью.

При установке курсора на эту пиктограмму, на экран должны выводиться сведения «дата и время подписания; фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ; сформированный уникальный программный ключ».

При этом использование неквалифицированной электронной подписи и квалифицированной электронной подписи не будет являться нарушением Требований.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (Часть 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

image Таким образом, «электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ».

Из этого следует, что размещение документа и/или информации в форме электронного документа подразумевает размещение электронного файла документа и/или информации в том виде, в котором он был создан с помощью технических средств: на компьютере, ноутбуке, планшете и пр., то есть без печатей, подписей и других служебных пометок.

Первое и очевидное — происходит путаница понятий «электронный документ» и «электронный образ документа».

Необходимо разобраться, чем же отличается электронный документ от электронного образа документа?

Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 № 168 (далее — Порядок № 168).

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка № 252, п. 2.2.5 Порядка № 168).

Следовательно, на официальном сайте в виде электронного образа документа мы должны увидеть только те документы, которые самостоятельно не разрабатываются и не утверждаются образовательной организацией (например, Устав, лицензия на право ведение образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации). Никаких ЭЦП на документах подобного рода быть не должно!

Документы и информация, которые требуются к обязательному размещению по 831 Приказу в виде электронного документа, не должны размещаться на официальном сайте в виде электронных образов, то есть, это сканированные документы (ниже приведён пример электронного образа документа, который размещён на сайте, но это не электронный документ).

А как должно быть согласно новым требованиям 831 Приказа?

Не будем придираться к названию документа, так как в соответствии с действующим законодательством в сфере образования на официальном сайте в виде электронного документа размещается «календарный учебный график» (нет понятия «годовой календарный график»).

Данный документ необходимо разместить именно в том виде, в каком он изначально набран на персональном компьютере, загрузить на официальный сайт и подписать простой ЭЦП посредством используемой платформы официального сайта, если это предусмотрено поставщиками используемого вашей организации программного обеспечения в качестве официального сайта.

Если такой возможности платформа не представляет, то придётся использовать иные методы (подписать документы через иные системы, не исключая возможности размещения электронных документов, подписанных усиленной ЭЦП).

Как выглядит простая ЭЦП на официальном сайте образовательной организации?

В качестве примера проанализируем в интересующей нас плоскости содержание сайта, который функционирует на программном обеспечении компании «Синергия-Инфо».

Позволим себе немного рекламы. Автор публикации является работником вышеупомянутой IT-компании, которая разработала для образовательных организаций программное обеспечение ПО «Программа для создания (управления) официальным сайтом образовательной организации». Предлагаемое ПО соответствует всем требованиям законодательства РФ и может быть приобретено за бюджетные средства, так как включено в единый реестр российских программ для вычислительных машин и баз данных.

Подробно о предлагаемой нами платформе для официальных сайтов, разработанных решениях, бонусах и сопровождении можно прочитать на центральном портале нашего проекта.

Безусловно, это коммерческий проект, который не имеет возможности функционировать на безвозмездной основе. Проект успешный, о чём свидетельствует и количество наших пользователей, и количество победителей Общероссийского рейтинга школьных сайтов, работающих на нашей платформе, и, конечно, количество конкурентов на рынке услуг, копирующих элементы нашего решения ПО «Программа для создания (управления) официальным сайтом образовательной организации».

Есть и «очень умные» конкуренты, которые «криво» копируют наше решение, включая копирование текстов новостной рассылки для наших пользователей, откровенно присваивают подборку нормативно-правовых актов, тематически подобранных нами для подразделов официального сайта, беззастенчивым образом «проникают» в закупки наших потенциальных клиентов и клиентов, с которыми мы работаем на протяжении нескольких лет.

Важно принять к сведению следующее: подписать простой ЭЦП документы, которые разрабатываются не образовательной организаций, в нашем решении не получится (предусмотрено всё). Ниже на рисунке представлена пиктограмма простой ЭЦП, нажав на которую любой посетитель сайта увидит дату и время подписания; фамилию, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ; сформированный уникальный программный ключ. Эту информацию можно получить на любом действующем официальном сайте, работающим на ПО компании «Синергия-Инфо».

Во-вторых, юридически между компанией и нашими клиентами подписывается Соглашение «Об использовании простой электронной подписи при работе с официальным сайтом образовательной организации» (предоставление данной услуги не требует дополнительных финансовых затрат со стороны образовательной организации). Образовательная организация самостоятельно решает вопрос о предоставлении права подписи электронных документов простой ЭЦП на официальном сайте.

В-третьих, необходимо ещё раз сказать, что не исключается возможность размещения электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.

И в заключении хотелось бы напомнить о требовании Постановления Правительства РФ от 10.07.2013 № 582 «Об утверждении Правил размещения на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и обновления информации об образовательной организации», а именно п. 10. «Технологические и программные средства, которые используются для функционирования официального сайта, должны обеспечивать следующее:

а) доступ к размещенной на официальном сайте информации без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства пользователя информации требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание с пользователя информации платы».

Важно! Все подписанные с помощью ЭЦП электронные документы должны открываться на официальном сайте с учётом данного требования.

Если на сегодняшний день официальный сайт вашей образовательной организации не отвечает требованиям 831 Приказа, вы не знаете, как реализовать данные требования или вас заинтересовала наша платформа сайтов, то приглашаем вас присоединиться к нашему проекту.

  • 01.03.2021
  •   Все консультации автора

Прогресс не стоит на месте. Людям больше не нужно распечатывать отчеты, подписывать каждую страницу и отвозить в контролирующие органы. Да и подать заявление в любое государственное ведомство стало намного проще. При наличии ЭЦП можно завизировать документ любого формата, причем сделать это довольно легко.

Документы, подлежащие подписанию ЭП

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи», существует ряд документов, подлежащих визированию ЭЦП, прописан алгоритм того, как подписывать документы электронной подписью. К примеру, заявки на участие в тендере государственных закупок подаются подписанными цифровой подписью. Контракты, заключаемые после проведенных торгов, вступают в силу только после подписания их ЭЦП.

Госуслуги

Где еще может возникнуть необходимость в цифровой подписи:

  • Отчетность предприятий, предназначенная для сдачи в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Это существенно упрощает процесс подачи отчетов. Можно подписать и отправить их онлайн или по электронной почте. Многие сервисы перед отправкой предлагают проверить отчеты на наличие возможных ошибок.
  • Электронный документооборот (ЭДО). Позволяет подписать любую официальную бумагу. Сервис можно применять внутри фирмы, между ее подразделениями, или совершать обмен со сторонними компаниями.
  • Государственные услуги. С помощью сервиса удобно подавать официальные заявления во многие ведомства, например, зарегистрировать сделку с недвижимостью в Росреестре или зарегистрировать кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и пользоваться всеми доступными сервисами.
  • Арбитражный суд. Можно подать заявление и отправить в качестве доказательств счет-фактуры, договора, сметы, подписанные ЭЦП.

Согласно Административно-процессуальному кодексу РФ документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу, равнозначную бумажным, так как она заменяет печать организации и подпись уполномоченного лица.

Виды

ЭЦП содержит не только данные о своем владельце, но и подтверждает подлинность документа после подписания. Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 утверждены виды подписей и способы их получения.

КЭП

Всего их три:

  1. Простая (ПЭП) — наиболее распространена в корпоративных сервисах ЭДО. Применяется для визирования спецификаций и писем. Подтверждается специальными кодами и паролями. Но ее нельзя использовать при подписании документов и в системе, содержащей государственную тайну. По юридической силе приравнивается к собственноручной. При первом применении требует подтверждения.
  2. Усиленная неквалифицированная (НЭП) — позволяет установить личность, подписавшего документ и отследить изменения после визирования. Создается при помощи криптографической обработки информации с применением закрытого ключа. Используется для ЭДО с внешними организациями, но требует заключения дополнительного соглашения между сторонами, в котором оговаривается, что доступ к сведениям о сертификатах может разрешаться только уполномоченным лицам.
  3. Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает такими же возможностями, что неквалифицированная, но с усиленной защитой. Для ее создания и проверки используется крипто защита, сертифицированная ФСБ РФ. Получить КЭП можно в аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре. Подпись нужна для отчетности перед контролирующими органами, работы с государственными информационными системами, участия в госзакупках. Для визирования документов сторонам не требуется заключать дополнительное соглашение. Ее юридическая сила признается согласно федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подписание ЭД

Как подписать документ ЭЦП, если он находится за пределами информационных систем, в которые уже встроены специальные механизмы? Для этого необходимо предпринять следующие шаги:

  • сделать редактирование окончательного варианта документа. После визирования в него нельзя будет внести изменения;
  • проверить наличие действующей квалифицированной электронной подписи;
  • воспользоваться средствами электронной подписи, предоставленными Удостоверяющим центром при получении сертификата;
  • использовать специальную программу для создания ЭЦП, требующую установки на компьютер. Можно выбрать между веб-сервисами, плагинами или отдельными программами.

Подпись с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Подписать файл ЭЦП с помощью программы Криптопро совсем не сложно. Можно использовать КриптоПРО CSP. Она позволяет работать с файлами MS Word и PDF. Кроме установленной программы понадобятся сертификат, выданный Удостоверяющим центром, и сертификат владельца подписи.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

Чаще всего в работе используются файлы *.doc. Это текстовый документ поэтому договора, заявления, иски составляются именно в этом формате.

Подписать документ MS Word

Как подписать ЭЦП Word:

  1. Открыть документ, зайти в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КриптоПРО)».
  2. Выбрать нужную ЭЦП, если требуется, то написать комментарий и нажать «Подписать».
  3. Система проверяет операцию на ошибки, если все в порядке, то появится окно, которое сообщит, что все прошло успешно.

К сведению! Этим же способом можно завизировать документ в формате Excel.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

На компьютерах пользователей установлены разные версии Dорда, а у некоторых такая программа вообще может отсутствовать. В связи с этим, встречаются проблемы с открытием документа. Поэтому в работе с деловыми бумагами используют формат GLA. Как подписать файл pdf с помощью ЭЦП Криптопро? Для этого понадобится специальное приложение КриптоПРО PDF, под которое устанавливается СКЗИ КриптоПро CSP.

Подписать документ PDF

Какие действия предпринять, чтобы подписать pdf эцп:

  1. Открыть нужный файл, нажать на панели кнопку «Инструменты» и выбрать ярлык «Сертификаты».
  2. Далее нажать на кнопку «Поставить цифровую подпись» и в поле файла указать место, где она будет находиться.
  3. В открывшемся окне выбрать цифровое удостоверение для подписи и нажать кнопку «Продолжить»
  4. Откроется окно с предварительным просмотром. Проверить, все ли в порядке, после этого нажать «Подписать».
  5. Последним появится окно с оповещением об успешном визировании.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

КриптоАРМ является отдельной программой, которую необходимо установить на компьютер. Она предназначена для шифрования данных и проверки электронных подписей с помощью сертификатов открытых ключей. С ее помощью могут подписываться документы любого формата, такие как *.png, *.jpeg, *.ppt, архив, видео, базы данных и прочие. Программа имеет три версии:

  • Старт. Бесплатная базовая версия, не требующая ввода электронного лицензионного идентификатора. Дает возможность использования ЭЦП с помощью криптопровайдеров стандартного типа, механизмов, встроенных в операционную систему Windows. При наличии установленной программы СКЗИ КриптоПро CSP пользователь сможет только проверять ЭЦП на электронном документе, создавать электронные подписи на этой версии нельзя.
  • Стандарт. Платная версия, которая дает возможность шифрования файлов произвольной формы, проверяет подлинность ЭЦП и имеет поддержку криптопровайдеров.
  • Стандарт-PRO. Тоже платная версия. Имеет все возможности Стандарта, кроме этого содержит модули TSP и OCSP, а также модуль Усовершенствованной подписи.

Подпись графического файла

Подписать любой графический файл можно с помощью программы КриптоАРМ. Какие шаги для этого необходимо предпринять:

  1. Запустить программу. На панели инструментов выбрать пункт «Подписать».
  2. Появится окно с инструкцией. Изучить ее и нажать кнопку «Далее».
  3. В открывшемся окне «Выбор файла» сделать выбор и перейти к следующему окну.
  4. Откроется окно с документами. Выбрать тот, который необходимо подписать, и нажать «Далее».
  5. В окне «Выходной формат» можно оставить настройки по умолчанию или установить свои и перейти дальше.
  6. В «Параметрах подписи» можно добавить комментарии, выбрать способ отправки файла подписи и по желанию настроить дополнительные параметры. Когда все необходимые настройки будут произведены, перейти к следующему окну.
  7. В «Выборе сертификата подписи» следует выбрать нужный. Для этого нажать кнопку «Выбрать», указать нужный файл и перейти дальше.
  8. Откроется итоговое окно с описанием сохраненных данных для создания электронной подписи. Если в дальнейшем документы планируется подписывать в этом же порядке, то можно сохранить все настройки и нажать кнопку «Готово».
  9. Система автоматически проверит наличие ошибок и оповестит о том, что визирование прошло успешно.

Дополнительная информация! Программа позволяет выбирать сразу несколько отдельных файлов или целую папку с документами.

Подать заявления и отчеты в государственные ведомства и контролирующие органы, упростить и настроить корпоративный документооборот можно разными способами. В современном мире подписать документ электронной подписью стало так просто, что многие уже не представляют своей жизни без ЭЦП.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий