Сводная таблица в Excel. Как сделать?

Опубликовано 12 Июн 2014 Рубрика: Справочник Excel | 13 комментариев

imageЧто такое сводные таблицы Excel? Вероятно, непосвященный человек предположит самое очевидное — это таблицы, в которые собраны (сведены) данные из нескольких других разрозненных источников, отвечающие некоторому запросу. На самом деле это заключение не совсем верно.

Сводные таблицы Excel – это инструмент, который собирает по заданному алгоритму в удобные таблицы-отчеты информацию чаще всего из одной таблицы базы данных! (Возможность использования в качестве источника нескольких диапазонов консолидации существует, но в этой статье рассматриваться не будет.)

При помощи сводных таблиц из хаотичного набора строк-записей базы данных можно за считанные секунды извлечь нужные, отсечь в них лишнюю информацию, добавить недостающую и представить пользователю в красивом и удобном для восприятия виде.

Если вы постоянно работаете в программе MS Excel с большими объемами информации и ничего не знаете о сводных таблицах, то считайте, что вы «заколачиваете гвозди» калькулятором, не зная его истинного предназначения!

Когда следует применять сводные таблицы?

Во–первых, тогда, когда работаешь с большим объемом статистических данных, анализировать которые очень трудоемко при помощи сортировки и фильтров.

Во-вторых, тогда, когда приходится через определенные промежутки времени повторять (пересчитывать) отчеты в связи с изменениями источника – таблицы базы данных.

В-третьих, при анализе изменений данных базы в разрезе различных временных периодов или иных критериев.

Это основные ситуации, при которых раскрывается вся действительно волшебная сила инструмента сводные таблицы Excel.

Создание сводных таблиц и работа с ними никак не влияет на содержание источника – базу данных!!! Сводные таблицы Excel позволяют взглянуть на эти данные под разными ракурсами, не изменяя ничего в базе!!!

Это заключительная и самая важная статья обзорного цикла о хранении информации и управлении большими табличными объемами данных.

В предыдущих статьях цикла мы создали базу данных в Excel, научились сортировать данные, применять автофильтр и расширенный фильтр, вводить информацию через форму.

Создание шаблона сводной таблицы.

Описанные далее действия относятся к MS Excel 2003, но и в более новых версиях программы все  почти аналогично.

Сводную таблицу будем создавать в той же книге Excel, где расположен источник информации — таблица базы данных, но на другом листе.

Продолжаем работу с учебной мини-базой БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которой работали во всех статьях этого цикла.

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.

3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» — «Сводная таблица…». Эта команда запускает работу мини-сервиса «Мастер сводных таблиц».

4. Не долго размышляя над вариантами выбора положений переключателей в выпадающих окнах «Мастера…», настраиваем их (точнее – не трогаем их) так, как показано ниже на снимках экрана, двигаясь между окнами с помощью кнопок «Далее».

image

На втором шаге «Мастер…» сам выберет диапазон, если вы правильно подготовили базу данных и выполнили п.2 этого раздела статьи.

5. На третьем шаге «Мастера…» нажимаем кнопку «Готово». Шаблон сводной таблицы сформирован и размещен на новом листе того же файла, где расположена база данных!

Кроме пока пустого шаблона на вновь созданном листе файла Excel вы видите панель «Сводные таблицы» со своим инструментарием и окно «Список полей сводной таблицы», появляющееся при активации любой ячейки внутри сводной таблицы. Появляются они автоматически, я их просто расположил рядом с шаблоном и подкорректировал размеры. Если панели «Сводные таблицы» вы не видите, то вызовите ее через главное меню командой «Вид» — «Панели инструментов» — «Сводная таблица»

В MS Excel 2007 и более новых версиях «Мастер…» упразднен потому, что 99% процентов пользователей никогда не меняют предложенных настроек переключателей и проходят эти три шага, просто соглашаясь с предложенными вариантами (мы тоже так поступили).

В MS Excel 2007 по команде «Сводная таблица» выпадает диалоговое окно «Создание сводной таблицы», в котором достаточно указать источник данных для анализа и место расположения создаваемой сводной таблицы.

Создание рабочих сводных таблиц Excel.

В созданном шаблоне имеются четыре зоны, в которые для создания сводной таблицы следует поместить названия полей-столбцов таблицы базы данных, перетащив их при помощи левой кнопки мыши из окна «Список полей сводной таблицы». Напоминаю, что в базе данных полем называется столбец с названием.

Внимание!!!

Элементами окна «Список полей сводной таблицы» являются заголовки полей базы данных!

1. Если поместить  один из элементов «Списка полей сводной таблицы» в самую верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем страниц», то мы получим удобный фильтр записей этого поля.

2. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка полей сводной таблицы» в левую зону шаблона, где он станет «Полем строк», то мы получим из записей этого поля базы данных заголовки строк сводной таблицы.

3. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем столбцов», то мы получим из записей этого поля таблицы базы данных заголовки столбцов сводной таблицы.

4. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в центральную область шаблона, где он станет «Элементом данных», то мы получим из записей этого поля базы данных значения сводной таблицы.

Значения – элементы данных – расположатся в строгом соответствии с правилами двухмерных таблиц, то есть на пересечении соответствующих заголовков строк и заголовков столбцов!

Не очень понятно? Перейдем к практическим примерам — все станет ясно!

Задача №9:

Сколько всего тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу?

Для ответа на этот вопрос выполним всего два действия! Схема этих действий показана на предыдущем рисунке синими стрелками.

1. Перетащим мышью элемент «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля строк» пустого шаблона.

2. Перетащим мышью элемент «Общая масса, т» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Элементы данных» шаблона. Результат – на снимке экрана слева. Думаю, пояснения не требуются.

Заголовок «Элементов данных» «Сумма по полю Общая масса, т» расположился выше заголовка «Поля строк» и левее места, где может расположиться заголовок «Поля столбцов». Обратите на это внимание!

Задача №10:

Сколько тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу по датам?

Продолжаем работу.

3. Для ответа на вопрос задачи №10 достаточно добавить в нашу сводную таблицу элемент «Дата» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля столбцов» шаблона.

4. Записи можно сгруппировать, например, по месяцам. Для этого на панели «Сводные таблицы» нажимаем вкладку «Сводная таблица» и выбираем «Группа и структура» — «Группировать…». В окне «Группирование» делаем настройки в соответствии со скриншотом слева.

Так как все записи нашей базы данных сделаны в апреле, то после группировки мы видим всего два столбца – «апр» и «Общий итог». Когда в исходной базе данных появятся записи, датированные маем и июнем, в сводной таблице добавятся соответствующие два столбца.

Задача №11:

Когда и сколько тонн и штук марок изготовлено всего по заказу №3?

5. Для начала перетащим поле «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» или прямо из самой сводной таблицы в самый верх листа в зону «Поля страниц» шаблона.

6. Далее поместим поле «Изделие» в область «Поля строк».

7. Поле «Количество, шт» добавим в область «Элементы данных».

Необходимая для ответа на вопрос задачи конфигурация сводной таблицы Excel сформирована.

8. Нажмем на кнопку со стрелкой вниз в ячейке B1 и в выпавшем списке вместо записи «(Все)» выберем «3», соответствующую интересующему нас заказу №3 и закроем список, нажав кнопку «OK».

Ответ на вопрос задачи на снимке экрана ниже этого текста.

Форматирование сводной таблицы.

Если сводную таблицу нужно распечатать и показать кому-нибудь, или просто немного порадовать самого себя, то ее нужно отформатировать – придать достойный внешний вид и переформулировать некоторые «неадекватные» заголовки.

Заголовки «Сумма по полю Общая масса, т» и «Сумма по полю Кол-во, шт» звучат, вроде, и понятно, но как-то не по-русски. Переименуем их в более благозвучные «Общая масса изделий, т» и «Количество изделий, шт».

1. Продолжим работу с созданной таблицей. Активируем мышью ячейку B5.

2. На панели инструментов «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Параметры поля» (выделена справа на снимке, расположенном ниже).

3. В выпавшем окне «Вычисление поля сводной таблицы» меняем имя и жмем кнопку «OK».

4. По аналогичному алгоритму переименовываем и второй заголовок поля, предварительно «встав» мышью на ячейку B6.

5. На панели «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Формат отчета» (выделена слева на снимке, расположенном выше — над п.3).

6. В появившемся окне «Автоформат» выбираем из предложенных вариантов форматирования, например, «Отчет 6» и нажимаем «OK» .

Внешний вид нашей сводной таблицы существенно преобразился.

Заключение.

Обращаю ваше внимание на несколько очень важных моментов!

При изменении источника (например, добавление очередной записи в базу данных) в самой сводной таблице изменения автоматически не наступят!!!

Для того чтобы изменения в базе отражались в сводной таблице, необходимо каждый раз «вручную» нажимать кнопку «Обновить данные» (значок кнопки – «!») на панели «Сводные таблицы»!!!

Помещайте в область «Полей страниц» поля, содержащие текстовую информацию, которая может стать заголовком для формируемой сводной таблицы.

В области  «Полей строк» и «Полей столбцов» размещайте поля, содержащие текстовую информацию, которая может стать заголовками для строк и столбцов создаваемой сводной таблицы.

В зоне «Элементов данных» располагайте преимущественно  числовую информацию.

Действуйте, располагая поля так, как вы действовали бы, делая это на листе бумаге! Не бойтесь ошибиться. Все легко исправляется.

Созданные двумя-тремя движениями мыши в одном из предыдущих разделов этой статьи сводные таблицы очень быстро дали ответ на весьма непростые вопросы! Если заказы изготавливаются в течение нескольких месяцев, а число наименований марок превышает несколько тысяч, то, сколько вам потребуется времени для решения рассмотренных выше задач? Час? День? Сводные таблицы Excel делают это мгновенно, многократно и без ошибок!!!

О сводных таблицах Excel написано много хороших «толстых» и «тонких» книг. В первую очередь это книги Билла Джелена («Мистера Excel») и Майкла Александера. Тем, кто заинтересовался этой темой, рекомендую их прочитать.

Конечно, подробно рассказать об этом чудесном инструменте в короткой статье очень сложно, практически невозможно. С одной стороны мне хотелось затронуть больше практически важных аспектов, но с другой – в ознакомительной статье не хотелось «залезать в дебри», отпугивая пользователей объемом и сложностью информации. Если этот «волшебный инструмент» MS Excel вызовет интерес у читателей блога, то в будущем эта тема будет продолжена выпуском небольшой брошюры с важными и ценными практическими рекомендациями.

Обязательно возьмите себе на вооружение сводные таблицы Excel! Ваша ценность  как специалиста увеличится многократно!

На этом цикл из шести статей, представляющих собой общий обзор темы обработки больших объемов информации в Excel завершен.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы, отзывы, и замечания оставляйте в комментариях внизу страницы.

Другие статьи автора блога

На главную

—>

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

Сводная таблица в Excel — это мощнейший инструмент для анализа данных, который поможет вам быстро:

  • Подготовить данные для отчетов;
  • Рассчитать различные показатели;
  • Сгруппировать данные;
  • Отфильтровать и проанализировать интересующие показатели.

А также сэкономить вам кучу времени.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Как сделать сводную таблицу;
  • Как с помощью сводной таблицы сгруппировать временные ряды и оценить данные в динамике по годам, кварталам, месяцам, дням…
  • Как рассчитать прогноз с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO;

Для начала научимся делать сводные таблицы.

Для того, чтобы сделать сводную таблицу, нам необходимо построить данные в виде простой таблицы. В каждом столбце должен быть  1 анализируемый параметр. Например, у нас 3 столбца:

  • Дата
  • Товар
  • Продажи в руб.

 И в каждой строке 3-м параметра связаны между собой, т.е. например, 01.02.2010 года Товар 1 продали на 422 656 руб.

После того, как вы подготовили данные для сводной таблицы, устанавливаем курсор в первый столбец в первую ячейку простой таблицы, далее заходим в меню «Вставка» и нажимаем кнопку «Сводная таблица»

Появится диалоговое окно, в котором:

  • вы можете сразу нажать кнопку «ОК», и сводная таблица выведется в отдельный лист.
  • а можете настроить параметры вывода данных сводной таблицы:
  1. Диапазон с данными, которые будут выведены в сводную таблицу;
  2. Куда вывести сводную (в новый лист или на существующий (если выберите на существующий, то необходимо будет указать ячейку, в которую вы хотите поместить сводную таблицу)).

Нажимаем «ОК», сводная таблица готова и выведена в новый лист. Назовем лист «Сводная».

  • В правой части листа вы увидите поля и области, с которыми вы сможете работать. Поля вы можете перетащить в области и они выведутся в сводную таблицу на лист.
  • В левой части листа сводная таблица.

Теперь, зажимаем левой кнопкой мыши поле «Товар» — перетаскиваем его в «Название строк», поле «Продажи в руб.» — в «Значения» в сводной таблице. Таким образом мы получили сумму продаж по товарам за весь период:

Скачать файл с примером сводной таблицы.

Группировка и фильтрация временных рядов в сводной таблице

Теперь, если мы хотим проанализировать и сравнить продажи товаров по годам, кварталам, месяцам, дням, то нам надо добавить соответствующие поля в сводную таблицу.

Для этого переходим в лист «Данные», и после даты вставляем 3 пустых столбца. Выделяем столбец «Товар» и нажимаем «Вставить».

Важно, чтобы новые добавленные столбцы были внутри диапазона уже существующей таблицы с данными, тогда нам не надо будет переделывать сводную, чтобы добавить новые поля, достаточно её будет обновить.

Вставленные столбцы называем «Год», «Месяц», «Год-Месяц».

Теперь в каждый из этих столбцов добавляем соответствующую формулу для получения интересующего параметра времени:

  • В столбец «Год» добавляем формулу =ГОД(со ссылкой на дату);
  • В столбец «Месяц» добавляем формулу =МЕСЯЦ(со ссылкой на дату);
  • В столбец «Год — Месяц» добавляем формулу =СЦЕПИТЬ(ссылка на год;» «;ссылка на месяц).

Получаем 3 столбца с годом, месяцем и годом и месяцем:

Теперь переходим в лист «Сводная», устанавливаем курсор на сводную таблицу, вызываем правой кнопкой мыши меню и нажимаем кнопку «Обновить». После обновления в списке полей у нас появляются новые поля сводной таблицы «Год», «Месяц», «Год — месяц», которые мы добавили в простую таблицу с данными:

Скачать файл с примером сводной таблицы.

Теперь давайте проанализируем продажи по годам.

Для этого поле «Год» мы перетаскиваем в «название столбцов» сводной таблицы. Получаем таблицу с продажами по товарам по годам:

Теперь мы хотим еще более глубже «опуститься» на уровень месяцев и проанализировать продажи по годам и по месяцам. Для этого в «название столбцов» перетаскиваем поле «месяц» под год:

Скачать файл с примером сводной таблицы.

Для анализа динамики месяцев по годам, можем месяцы переместить в область сводной «Название строк» и получить следующий вид сводной таблицы:

В данном представлении сводной таблицы мы видим:

  • продажи по каждому товару в сумме за целый год (строка с названием товара);
  • более подробно продажи по каждому товару в каждом месяце в динамике за 4 года.

Следующая задача, мы хотим убрать из анализа продажи за какой-то месяц (например, октябрь 2012 года), т.к. данные о продажах у нас еще не за полный месяц.  Для этого в область сводной «Фильтр отчета» перетащим «Год — месяц» 

Нажимаем на появившейся над сводной фильтр и ставим галочку «Выделить несколько элементов». Затем в списке с годами и номерами месяцев снимаем галочку с 2012 10 и нажимаем ОК.

Таким образом вы можете добавлять новые параметры изменения времени и делать анализ тех временных отрезков, которые вам интересны  и в  том виде, в котором вам это надо. Сводная таблица рассчитает показатели по тем полям и фильтрам, которые вы установите и добавите в неё в качестве интересующего поля.

Скачать файл с примером сводной таблицы.

Расчет проноза с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO

Построим продажи с помощью сводной таблицы по товарам, по годам и по месяцам. Также отключим общие итоги, для того чтобы они не попали в расчет.

Для того чтобы отключить итоги в сводной таблице устанавливаем курсор на столбец «Общий итог» и нажимаем на кнопку «Удалить общий итог». Итог из сводной пропадает.

Для расчета прогноза с помощью Forecast4AC PRO устанавливаем курсор в 1 января 2009 года

и нажимаем кнопку «График Модель прогноза» в меню Forecast4AC PRO

Получаем расчет прогноза на 12 месяцев и красивый график с анализом модели прогноза (тренда, сезонности и модели) относительно фактических данных. Программа Forecast4AC PRO может рассчитать для вас прогнозы, коэффициенты сезонности, тренд и другие показатели и построить графики на основании данных выведенных в сводную таблицу.

Скачать файл с примером сводной таблицы.

Сводная таблица в Excel – это мощнейший инструмент для анализа данных, который позволи вам быстро рассчитать показатели и построить данные в интересующем вас виде быстро и легко.

Точных вам прогнозов!

Присоединяйтесь к нам!

Скачивайте бесплатные приложения для прогнозирования и бизнес-анализа:

  • Novo Forecast Lite — автоматический расчет прогноза в Excel.
  • 4analytics — ABC-XYZ-анализ и анализ выбросов в Excel.
  • Qlik Sense Desktop и QlikView Personal Edition — BI-системы для анализа и визуализации данных.

Тестируйте возможности платных решений:

  • Novo Forecast PRO — прогнозирование в Excel для больших массивов данных.

Получите 10 рекомендаций по повышению точности прогнозов до 90% и выше.

Зарегистрируйтесь и скачайте решения

Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.

  1. Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.
  2. Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .
Рассмотрим первый способ.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.

Шаг первый.

Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.

Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»

image Настройка ленты

либо войти во вкладку

«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».

Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.

Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

image Добавление мастера сводных таблиц

В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».

Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».

После нажмите «Ок».

Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

image Мастер сводных на панели

Шаг второй. Построение сводной таблицы из нескольких источников данных.

  • Кликнуть по кнопке мастера построения сводных таблиц.
  • На первом окне поставить флажок, напротив «в нескольких диапазонах консолидации» и флажок напротив «сводная таблица»

image Консолидация диапазонов Во втором окне выбрать «Создать одно поле страницы»

image Поле сводной В третьем окне добавить все диапазоны, которые Вы хотите консолидировать(соединить в сводной таблице).

image Несколько диапазонов В четвертом окне выбрать лист, на котором будет размещена сводная таблица.

image На существующий лист

Нажать кнопку «Готово».

Второй способ.

Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.

О данной надстройке рассказывалось в статье: «Power Query» в «Excel» — что это?

Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.

Шаг первый.

Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.

Шаг два.

Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».

image Power Query из таблицы

Шаг три.

Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.

Слияние запросов

Шаг четыре.

Когда вид настроен, нужно нажать кнопку «Закрыть и загрузить.»

Закрыть и загрузить

Надстройка Power Query соберет данные с двух листов и соединит их в одной таблице.

Время от времени необходим повторный анализ одного и того же набора данных. [1] В большинстве случаев это требует создания отдельных сводных таблиц на основе одного и того же источника данных. При создании сводной таблицы исходный набор данных сохраняется в специальной области памяти, которая называется кешем сводной таблицы. Каждая последующая создаваемая сводная таблица увеличивает размер файла рабочей книги и повышает требования к ресурсам компьютера. Невольно возникает вопрос: почему бы не применять единожды заполненный кеш сводной таблицы в качестве источника данных сразу для многих сводных таблиц? Что мешает создавать все сводные таблицы, основанные на одном наборе данных, после однократного занесения этого набора данных в кеш-память? К тому же такая методика позволит существенно уменьшить размер конечного файла и снизит нагрузку на оперативную память.

Читайте также:  Content type application json php

В версии Excel 2007 и более ранних на этапе создания сводной таблицы, основанной на наборе данных, который используется в другой сводной таблице, программа автоматически предлагала применять информацию, сохраненную в кеш-памяти. В Excel 2013 эта возможность отсутствует.

Скачать заметку в формате Word или pdf.

При создании новой сводной таблицы в Excel 2013 автоматически используется общий кеш сводных таблиц Excel. При этом экономятся оперативная память и место на диске. Если сгруппировать одну сводную таблицу по месяцу и году, все остальные сводные таблицы, применяющие общий кеш, будут сгруппированы аналогичным образом. Если же нужно сгруппировать одну сводную таблицу по месяцу, а вторую по неделе, придется создавать отдельный кеш.

Чтобы создать в Excel отдельный кеш для сводной таблицы, выполните следующие действия.

  1. Создайте первую сводную таблицу обычными средствами (например, пройдя по меню ВставитьСводная таблица.
  2. Создайте вторую сводную таблицу. Для этого нажмите комбинацию клавиш Alt+D+P, чтобы запустить устаревший мастер сводных таблиц. К сожалению, эта комбинация клавиш предназначена для англоязычной версии Excel 2013. В русскоязычной версии ей соответствует комбинация клавиш Alt+Д+Н. Но она по неизвестным мне причинам не работает. Тем не менее, можно вывести старый добрый мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа, см. Использование мастера сводных таблиц.
  3. Щелкните на кнопке Далее, чтобы закрыть первый экран мастера.
  4. На втором экране убедитесь, что выбран требуемый диапазон исходных данных, и щелкните на кнопке Далее.
  5. На экране появится сообщение, в котором говорится о том, что после щелчка на кнопке Да можно уменьшить объем занимаемой данными памяти (рис. 1).
  6. Если не хотите экономить память, щелкните на кнопке Нет (мы рассматриваем именно такой вариант, т.к., если бы хотели сэкономить память, то создали бы сводную таблицу стандартными методами).
  7. На следующем экране выберите где расположить вторую сводную таблицу: на новом или существующем листе, и щелкните на кнопке Готово.

Рис. 1. Если не хотите экономить память, щелкните на кнопке Нет; новая сводная таблица будет использовать собственный кеш, что развяжет вам руки (чтобы увеличить изображение щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке).

На экране появится пустая сводная таблица, использующая собственный кеш.

Если в вашем распоряжении имеется сводная таблица, можно воспользоваться альтернативным способом создания кеша сводной таблицы. Скопируйте и вставьте имеющуюся таблицу в новую рабочую книгу, а затем скопируйте и вставьте сводную таблицу обратно в исходную рабочую книгу.

Не стоит забывать о том, что в использовании общего для нескольких сводных таблиц кеша есть определенные недостатки. Например, предположим, что вы создали на основе данных одного кеша две сводные таблицы. Описанные ниже действия приведут к изменениям в обеих сводных таблицах.

  • Обновление данных сводной таблицы. Нельзя обновить одну сводную таблицу отдельно от другой.
  • Добавление вычисляемого поля. При создании вычисляемого поля в одной сводной таблице автоматически создается вычисляемое поле и во второй сводной таблице.
  • Добавление вычисляемого элемента. При создании вычисляемого элемента в одной сводной таблице автоматически создается вычисляемый элемент и во второй сводной таблице.
  • Группировка и разгруппировка полей. Любые операции по группировке и разгруппировке данных в одной таблице автоматически выполняются и в другой. В частности, можно сгруппировать в одной сводной таблице поле данных, содержащее даты в недели. Это же поле будет сгруппировано в другой сводной таблице автоматически.

Читайте также:  Не получается зарегистрировать apple id

Несмотря на то что ни один из описанных выше эффектов не является критическим при совместном использовании кеша сводных таблиц, с этим все же нужно считаться, особенно при выборе источника исходных данных.

[1] Заметка написана на основе книги Билл Джелен, Майкл Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 2.

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

  1. Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
  2. В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».
  3. Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:
  4. Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Просто, быстро и качественно.

  • Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
  • В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
  • В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

  1. Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:
  2. Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».
  3. Следующий этап – «создать поля». «Далее».
  4. Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».
  5. Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».
  6. Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Читайте также:  Формат арпс что это

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице , достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями :

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту . На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий